Что такое система управления проектами
Перейти к содержимому

Что такое система управления проектами

  • автор:

Система управления проектами — СУП

это набор инструментов, методов, методологий, ресурсов и процедур, используемых для управления проектом. Она может быть как формальной, так и неформальной и помогает менеджеру проекта эффективно завершить проект. Система управления проектами — это ряд процессов и связанных с ними функций контроля, объединенных в единую целенаправленную структуру.

Система управления проектами строится на основе плана управления проектом, который описывает то, как будет использоваться система. Содержание системы управления проектом изменяется в зависимости от области приложения, особенностей организации, сложности проекта и доступности необходимых ресурсов. Система строится так, чтобы максимально соответствовать стратегическим целям и производственным ресурсам клиентской организации.

Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами

Привет, меня зовут Екатерина Северная, я контент-маркетолог. Более 8 лет я работаю в удалённом режиме и за это время протестировала 15 систем управления проектами, которые помогают оставаться на связи с командой и наводить порядок в ежедневных задачах.

Каждая система ― это целый виртуальный офис, где есть свои особенности, свои инструменты под конкретные задачи, свои фишки и сильные стороны. В этом обзоре поделюсь самыми интересными функциями каждой системы. Выбрала 15 наиболее популярных и удобных для удалённых команд систем, в большинстве из них доступна бесплатная версия.

Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами

Екатерина Северная

1. YouGile

Система управления проектами со встроенным чатом в каждой задаче. Объединяет работу с задачами, планирование и коммуникации.

Чаще всего ею пользуются производственные компании и креативные команды. Подходит для больших команд от 100 человек. А для маленьких — до 10 человек — система бесплатна без каких-либо ограничений.

Встроенный мессенджер в каждой задаче. Эта функция помогает оперативно решать вопросы по проекту. Не нужно уходить в сторонние мессенджеры, все согласования и обсуждения хранятся в одном месте ― там же, где ставится задача.

Лента событий. Это лог всех событий в системе, всех действий с задачами. Нужен для разбора инцидентов, быстрого поиска информации, прозрачности и понимания, кто над чем работает. Есть гибкая система фильтрации. Позволяет вывести, например, загруженные файлы за неделю, выполненные задачи сотрудника за день или удалённые задачи за месяц.

Открытые доски. Если поделиться доской по ссылке, на неё смогут заходить внешние пользователи — без регистрации в системе — писать комментарии в чате и создавать новые задачи. Можно даже соорудить собственный форум для обсуждения вопросов с коллегами или друзьями.

Сводки. Уникальная фишка, которая позволяет наблюдать за всем, что происходит в системе управления. Например, собирать отдельно задачи с горящим дедлайном, мониторить появление новых файлов и документов в системе, смотреть, чем занимается каждый сотрудник.

Личный планировщик. Кроме классических agile-досок с задачами есть отдельное пространство, где можно смотреть «Задачи на мне», «Порученные мной», «Чужие задачи», «Приватные задачи», «Избранные».

Гибкая система прав. Можно создавать роли для разных пользователей, команд и отделов и настраивать для них персональные права доступа. Незаменимо для больших компаний. Всего можно разрешить или запретить около 30 действий: например, удаление задачи, перемещение доски, изменение стикеров, добавление колонки.

Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами

Примечание редакции: здесь и далее Екатерина использовала собственные скриншоты.

2. Trello

Популярный планировщик задач. Яркий и интуитивно понятный, он подходит для личного пользования и для небольших креативных команд. Есть бесплатная версия, на которой доступны многие функции, но есть ряд ограничений.

Шаблоны. Удобные готовые шаблоны досок помогают быстро начать работу в системе. Они заточены под разные задачи: например, для ведения маркетинговых проектов, для сопровождения клиентов и сделок, для создания контент-плана, для техподдержки.

Автоматизация. Можно настроить автоматические действия с задачами, которые происходят при заданных условиях. Например, каждую пятницу в 18:00 перемещать выполненные задачи в отдельную колонку.

Календарь. Карточки можно группировать по датам в виде календаря, отслеживать важные события, например, ключевые сделки или собеседования. Можно растягивать карточки до нужных дат на несколько дней или недель.

Интеграция с почтой. Можно оставлять комментарии к задачам напрямую из ящика электронной почты, не заходя в систему.

Хронология. Это представление всей командной работы и её взаимосвязей между задачами на отдельной временной шкале. Карточки отображаются в виде полос, есть даты и стрелки времени. Позволяет мониторить, как продвигается каждый этап работы, и равномерно распределять нагрузку в команде.

Визуализация информации. В «Панели» представлен большой выбор дашбордов и диаграмм, которые позволяют наглядно оценить ключевые KPI команды, увидеть, как идёт работа над проектом, эффективно ли распределяются ресурсы.

Рабочие пространства. Доски можно хранить в определённых рабочих областях. Создавать личные и деловые пространства. Раньше в досках было сложно ориентироваться, царил хаос, особенно если досок было много. Теперь наводить порядок в задачах стало гораздо легче.

Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами

3. Asana

Система управления проектами, востребованная у небольших творческих коллективов: дизайнеров, редакторов, маркетологов. Подходит для планирования работы и наведения порядка в задачах.

В бесплатной версии можно работать с задачами и файлами, но остальные функции недоступны.

Гибкие задачи. Можно присваивать им разные теги, раскрашивать в разные цвета, ставить фотографии на обложки карточек. Всё это помогает легко классифицировать задачи и наводить в них порядок.

Все варианты отображения задач. Классические agile-доски, списки, хронология (таймлайн), календарь. Правда, для этого придётся сразу перейти на платный тариф.

Вехи. Когда ведём масштабный проект, лучше разбить его на этапы и для каждого этапа установить точки контроля. Это помогает следить за ходом работы.

Панель мониторинга. Можно вывести всю информацию по всем проектам сразу на единой панели, и данные будут обновляться автоматически в режиме реального времени.

Цели. Перед началом работы выставляем цели для команды и связываем их с рабочим процессом, а затем контролируем, приближаемся ли мы к результату. Выполняя задачи, команда видит на графике, сколько ещё осталось до реализации цели, — это повышает мотивацию сотрудников.

Файлы. Вложенные в проект файлы хранятся в отдельной вкладке. Это очень удобно, ничего не пропадёт.

Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами

4. Битрикс24

Это, с одной стороны, система управления, с другой ― CRM. Лучше всего использовать программу как общее корпоративное пространство для больших команд. Есть много инструментов для отдела маркетинга и продаж.

В бесплатной версии доступны все основные функции, кроме конструктора интернет-магазинов и сквозной аналитики.

CRM-система. Позволяет отделу продаж вести клиентов с сайта, работать со сделками, собирать и систематизировать заявки.

Конструктор лендингов и email-рассылок. Маркетологи могут вести рабочие процессы в одном месте: ставить задачи, общаться в личных чатах, создавать сайты, верстать и рассылать письма.

Сквозная аналитика. Ещё одна удобная функция для маркетологов ― не надо далеко ходить, чтобы рассчитать ROMI, эффективность рекламы на разных площадках: к примеру, ВКонтакте, Facebook, Яндекс.Директ, Google Ads.

Коммуникации. Доступны аудио- и видеозвонки, в том числе совместные. Есть групповые и личные чаты.

Облачное хранилище. Можно загрузить в систему любые документы и файлы, а также редактировать их прямо в системе в режиме реального времени.

Группы. Можно создавать отдельные группы в виде папок, чтобы хранить в них файлы и обмениваться комментариями.

Контакт-центр. Интеграция с почтой, мессенджерами и социальными сетями, телефония, онлайн-чат. Ведётся учёт всех звонков и сообщений в разделе «Статистика диалогов».

Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами

5. Todoist

Эта система популярна на b2c-рынке. Её используют менеджеры и специалисты для повышения личной эффективности, составляют списки дел на день в мобильном приложении. Для управления задачами программой пользуются и команды.

В бесплатной версии доступны все функции, но можно вести не более 5 проектов.

4 уровня приоритета. Самые важные задачи выводятся на первый план.

Карма. Добавить к работе игровой элемент всегда приятно. Выполняем задачи своевременно, достигаем целей ― и получаем очки, которые плюсуются к карме. В зависимости от количества очков проходим уровни — от новичка до мастера. Это оригинальная функция, которая пока больше нигде не встречается.

Визуализация прогресса. Выставляем цели на неделю вперёд и следим за личным прогрессом.

Гибкие метки. Можно создавать любые метки и с их помощью классифицировать задачи.

Более 10 тем разного цвета и стиля на платном тарифе.

Система напоминаний о задачах. Действует на платных тарифах.

Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами

6. Wrike

Система подходит для больших команд, которые ведут масштабные проекты со множеством подпроектов, задач, подзадач и списков дел.

Большинство функций доступны на бесплатном тарифе.

Искусственный интеллект. Нейросети помогут определить, на каких задачах команде лучше акцентировать внимание. Есть функция распознавания текста в отсканированном документе или рукописных записках — на момент написания статьи только с мобильного приложения на iOS. Есть приём голосовых команд через Siri.

Готовые шаблоны проектов. Более 20 шаблонов — таких как управление маркетинговой кампанией, оказание услуг клиентам, планирование сложного многоэтапного проекта, согласование и утверждение дизайна, вывод продукта на рынок.

Массовое редактирование задач. Позволяет одновременно внести изменения в ряд задач и подзадач. Например, поменять статусы задач, назначить нового исполнителя или сдвинуть дедлайн на неделю. Это спасает, когда есть много однотипных задач: не нужно повторять одни и те же рутинные действия.

Параллельное редактирование. Вносим правки и делаем заметки в документах Microsoft Office одновременно с коллегами, не выходя из системы. Новые правки появляются мгновенно.

Конструктор отчётов. Наглядное отображение статусов проектов и всех данных. Есть шаблоны для отчётов. Также любой отчёт можно создать по любым параметрам с нуля.

Графики рабочей загрузки. Работу легко распределять в зависимости от загрузки каждого сотрудника. На графиках видно, насколько заняты сотрудники, на чём они фокусируются и сколько часов работают.

Гостевые пользователи. Опция позволяет приглашать гостевых пользователей с ограниченными правами в систему. Это удобно при взаимодействии с фрилансерами и заказчиками. Например, можно выстроить процесс, когда заказчик будет как гость заходить в проект и согласовывать результаты работы.

Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами

7. Monday

Система пользуется популярностью в отделах продаж и маркетинга. Её удобно использовать как CRM и вести в ней клиентов и сделки, строить воронки продаж.

Есть бесплатная версия, но только до двух пользователей в команде.

Свыше 200 шаблонов досок и задач. Каждый шаблон заточен под определённую цель. К примеру, спланировать рекламную кампанию и вести контроль расходов, обрабатывать запросы клиентов и передавать их в работу, составлять контент-планы, проводить адаптацию новых сотрудников. Продумана логика рабочих процессов, остаётся только адаптировать шаблоны под себя.

Доступ в систему для гостей. Подрядчикам, фрилансерам и заказчикам выдаются гостевые доступы в проекты.

Инфобоксы. Специальное пространство в карточках задач, где удобно хранить файлы и оставлять заметки, чтобы всегда держать их под рукой.

Автоматизация. Для регулярных процессов задаётся автоматическое повторение и настраиваются определённые действия, которые будут совершаться на досках. Например, когда наступает дедлайн, а задача ещё не выполнена, участникам проекта рассылаются письма-напоминания.

Дашборды. Можно свести информацию с нескольких досок на единой панели в виде графиков и диаграмм. На дорогих тарифах данные собирают одновременно с 20, 30 и более досок.

Интеграция документов с досками. Особый формат документов системы — Workdocs — позволяет встраивать в документы доски, столбики с задачами и дашборды из системы, видео и общие заметки, а также синхронизировать и обновлять их в процессе работы.

Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами

8. Jira

Cистема №1 для команд разработчиков в России. Предназначена для работы с кодом, часто её применяют как багтрекер. Также её часто используют в больших компаниях как корпоративный портал.

Бесплатная версия есть, но скорее ознакомительная, с ограниченным набором функций.

Специальные модули для разных команд. Модуль ― это отдельное направление системы, отдельное пространство, организованное по той или иной методологии работы. Для команды разработки: скрам, канбан. Для отделов продаж и маркетинга: управление процессами, управление проектами, управление задачами.

Свыше 3 000 приложений. Можно интегрировать систему с любым сторонним решением или плагином, чтобы настроить её под задачи любой команды. Например, с приложениями для дизайнеров — Invision, Adobe XD, для бизнес-команд — Excel, Outlook, Gmail, Slack.

Интеграция с хостингом исходного кода Bitbucket и привязка программного кода к задачам в системе. Разработчики могут совместно обсуждать и согласовывать фрагменты кода прямо в карточках задач.

Документооборот. Удобное ведение документации при помощи модуля Confluence. Есть много готовых шаблонов документов: например, годовой план, маркетинговая стратегия, SWOT-анализ, дорожная карта продукта.

Багтрекинг. Карточки задач можно создавать напрямую из чата техподдержки, быстро фиксировать баги и запросы пользователей.

Более 10 встроенных отчётов для контроля работы по спринтам.

Дорожные карты. С их помощью формируют детальный план работы над проектом для одной команды или для нескольких сразу.

Что входит в систему управления проектами

Успех любой компании в современном мире во многом определяется не только правильной постановкой целей и задач, а также наличием квалифицированного кадрового состава, но также умением управлять проектами. Дело в том, что успех во многом зависит от быстрого и грамотного достижения поставленного результата в короткие сроки, что также дает высокие конкурентные преимущества в конкретной сфере деятельности.

Управление проектами

Система управления проектами представляет собой комплекс организационных и технологических методов, с помощью которых обеспечивается управление проектами с максимальной эффективностью их реализации. В настоящее время для этой цели разработаны эффективные инструменты в виде программных комплексов, что позволяет гибко подходить к решению поставленной задачи, а также осуществлять анализ эффективности тех или иных действий, направленных на решение конкретной задачи.

Что такое система управления проектами. Цели и задачи

Если раньше многие руководители относились в системе управления проектами достаточно настороженно, то сегодня все дальновидные ТОП-менеджеры отлично понимают, что данная система напрямую влияет на эффективность решения поставленных целей и задач. Стоит добавить, что под проектом, как правило, подразумевается любая деятельность, которую руководство компании контролирует отдельно от решения рутинных операционных задач.

Соответственно, вне зависимости от направленности проекта, за ним устанавливается тщательный контроль, что позволяет отслеживать прогресс. Практика показывает, что внедрение системы управления проектами на предприятии повышает уровень эффективности, позволяя компания достигать нового уровня своего развития, выходя на региональные или даже международные рынки.

К числу целей систем управления проектами относят следующие:

  • Улучшение качества проектного менеджмента со стороны руководителей проектов.
  • Повышение эффективности сотрудников работающих над решением проекта.
  • Налаживание лучшего контроля эффективности управления над общим проектом портфеля организации.

Стоит добавить, что в каждом конкретном случае для решения проекта разрабатывается свой алгоритм действий, который закладывается в программный комплекс. Такой индивидуальный подход обуславливает определенную сложность, однако дает возможность подходить к решению проблемы с учетом всех факторов.

Задачи управления проектами

Для лучшего понимания того, какие конкретно действия подразумевает система управления проектами, каждому будет полезным ознакомиться с теми задачами, которые ставятся для достижения этой цели:

  • предоставление всем сотрудникам, которые участвуют в реализации проекта, максимально понятных инструментов и доступа к необходимым сведениям (полезной информации);
  • обеспечение проект-менеджера инструментами как планирования, так и контроля процесса для реализации конкретного проекта;
  • снабжение главного руководителя офиса инструментарием и программными комплексами, позволяющими автоматизировать ежедневные операции, а также обеспечить контроль всего портфеля проектов;
  • предоставление руководителям подразделений цифровых инструментов, обеспечивающих контроль загрузки исполнителей проектными задачами, что позволяет оценить нагрузку на каждого специалиста и выявить эффективность его работы;
  • создание для акционеров фирмы удобных и понятных инструментов, с помощью которых можно осуществлять мониторинг проектного портфеля для контроля соответствия тем целям компании, которые относятся к категории стратегических;
  • предоставление руководителю проекта целостной модели мониторинга всего портфеля проектов.

Стоит добавить, что конкретные требования, касающиеся функциональных возможностей и технической реализация системы управления проектами, зависит от сферы деятельности компании. Это также подчеркивает тот факт, что разработка алгоритма действий производится индивидуально с учетом всех факторов.

Управление проектами

История развития

Зарождение системы управление проектами как самостоятельной дисциплины начинается в 30-х годах ХХ века в рамках координации крупнейших проектов в Соединенных Штатах Америки. Первая разработка матричной организации труда была разработана американским учёным Гуликом в 1937 году.

Вместе с тем, первое практическое применение методик в полном объеме было выполнено только в 50-х годах прошлого века. В течение 60-70 гг. методы и техники сетевого планирования активно развивались и совершенствовались, в основе которых лежали математические методы моделирования.

С середины 80-х годов, когда началось активное внедрение компьютерной техники, поэтому управление проектами начинает выделяться в отдельную дисциплину, где появляются первые проект-менеджеры. В конце 90-х, начале 2000-х годов роль системы управления проектами качественно возрастает. Это обуславливается необходимостью многим компаниям выживать в условиях высокой конкуренции, где на первое место выходит эффективность труда и грамотное планирование.

Какие функции выполняет система управления проектами

Если руководители крупных компаний уже давно осознали насущную необходимость внедрять у себя информационные системы управления проектами (ИСУП), то средние и малые фирмы только подходят к пониманию и осознанию назначения таких систем. В том, что система управления проектами одинаково важно как на крупном производственном предприятии, выпускающим продукцию, так и в обычном магазине, реализующим одежду или продукты питания, уже никто не сомневается.

Как в первом, так и во втором случае важно грамотно настраивать логистическую систему, контролировать эффективность работы каждого из своих сотрудников, а также анализировать спрос со стороны потенциальных и существующих покупателей, чтобы предлагать продукцию, которая максимально соответствует спросу.

Любая ИСУП выполняет следующие функции:

  • грамотное планирование всех целей задач;
  • эффективный контроль за их выполнением;
  • анализ текущей ситуации в режиме реального времени;
  • составление и сопровождение бюджета конкретного проекта;
  • предоставление систематической оценки отчетности по выполнению проекта;
  • бухгалтерский учет и администрирование.

Область применения систем проектного управления является достаточно широкой и включает в себя инжиниринговые комплексы, создание новых продуктов и услуг, а также разработку внутренних систем, повышающих эффективность работы предприятия. При этом набор конкретных функциональных возможностей тех или иных информационных систем вытекает напрямую из особенностей процесса управления конкретными проектами, где принимается во внимание специфика компании.

Как работать с менеджером задач?

Система управления проектами в организации предусматривает работу менеджера задач. Рассмотрим функции инструмента, его роль в оптимизации компании и команды.

Менеджер задач – программа по планированию, контролю, управлению проектами. Она помогает контролировать выполнение поставленных целей, правильно распределять ресурсы, следить за сроками.

В основные функции входит следующее:

  • Назначение целей, заданий команде;
  • Распределение временных, финансовых, людских ресурсов;
  • Создание плана последовательной работы над задачей;
  • Мониторинг работ по проекту;
  • Решение проблем;
  • Установление, поддержание взаимодействия с коллективом;
  • Формирование стратегий роста для улучшения рабочих процессов.

Инструмент играет важную роль в работе команды. Он координирует действия, расставляет приоритеты, контролирует сроки. Это посредник между работниками и клиентом, отвечающий за оказание качественных услуг, пунктуальность.

Функционал программы включает в себя:

  • Возможность индивидуальной и групповой работы;
  • Встроенный календарь для записи событий на определенную дату, время;
  • Статистика продуктивности персонала в форме графиков, диаграмм.
  • Система оповещений для информирования;
  • Управление бюджетом;
  • Загрузка файлов в таблицы;
  • Резервное копирование в автоматическом режиме для сохранения нужных данных;
  • Постановка приоритетов;
  • Быстрое создание, удаление, редактирование поручений;
  • Интеграция с другими сервисами.

Интерфейс представляет собой доску с карточками, которые можно добавлять, перемещать, удалять. ПО доступно в мобильной и десктопной версии, также можно настроить, заблокировать доступ определенным сотрудникам.

Контроль действий коллектива осуществляется посредством личного наблюдения или изучения электронных отчетов. Каждый день, неделю с персоналом проводятся встречи, на которых обсуждаются уже выполненные задачи, дается список новых, ставятся цели, обговариваются сроки. На личных встречах руководитель мотивирует команду на достижение лучших результатов, вносит корректировки в разработанный план.

Таск-менеджер – важное звено в системе управления проектами. К важным критериям программы относится:

  • Разнообразие опций;
  • Доступные тарифы;
  • Простой интерфейс;
  • Совместимость с любыми ПК.

Выбрав подходящее ПО, вы оптимизируете работу коллектива, сделаете ее более эффективной.

Преимущества системы управления и ее недостатки

Любая система управления проектами, которая построена грамотно и с учетом специфики предприятия, должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности. Здесь во внимание также принимается такой показатель как ROI (Return On Investment), который показывает уровень доходности конкретного бизнеса с учетом инвестиционных показателей.

Как можно понять, система управления проектами активно используется в самых разных организациях. Для лучшего понимания актуальности их использования на практике, стоит рассмотреть плюсы и минусы таких систем.

Какие преимущества дает ИСУП:

  • оптимизация системы отслеживания тех проектов, которые не соответствуют главной стратегии организации, что снижает издержки предприятия;
  • увеличение качества и эффективности используемых ресурсов за счет их грамотного распределения;
  • предупреждение риска перерасхода денежных средств, выделяемых в рамках конкретного проекта;
  • снижение количества проектов, выполняемых на низком уровне качества, что достигается за счет четкого контроля за текущими задачами и сроками их выполнения;
  • оптимизация затрат времени со стороны руководителя, поскольку проект-менеджеру не требуется заниматься рутинной работой, тратя на это свое время;
  • эффективное взаимодействие со всеми участниками проекта в режиме онлайн;
  • легкий документооборот, выполняемый в электронном виде;
  • облегчение управления прогнозами и рисками.

Недостатки и сложности ИСУП:

  • высокая цена современных программ по управлению проектами, что может вызывать некоторые сложности у фирм, обладающих низкой рентабельностью. Особенно большие сложности возникают в тех организациях, которые не имеют высокий уровень прибыли, позволяющего в короткие сроки окупить затраты на приобретение и внедрение таких систем;
  • необходимость в затрате большого количества времени на составление конкретных планов со стороны руководителя, что может вызывать ряд проблем. Руководитель должен уметь расставлять приоритеты и выделять главные задачи для достижения целей.
  • риск усложнения проекта, который на начальном этапе казался простым, к чему нужно быть потенциально готовым, выделяя для этого дополнительные ресурсы.

Крайне важно добиться простоты в использовании систем управления проектами, поскольку каждый сотрудник должен уметь без труда управлять ею и не испытывать трудностей с освоением.

Правильное внедрение системы управления

Важно отметить, что процесс внедрения системы управления проектами — это сложный организационный процесс, который должен осуществляться с учетом всех факторов. Дело в том, что чаще всего он качественно меняет работу всех сотрудников предприятия, которые должны быть подготовлены к изменениям как с квалификационной, так и с моральной точки зрения.

Для начала требуется правильно инициировать проект, для чего назначается руководитель проекта, который формирует рабочую группу и разрабатывает внутренний план. На этом этапе важно четко ограничиться организационными и функциональными рамками проекта, разделив весь процесс на определенные этапы.

Практика свидетельствует, что крайне важно постараться получить положительные результаты уже на ранних этапах, что позволит руководству компании убедиться в правильности выбранного курса. Это также вдохновляет и стимулирует всех участников проекта активно работать на достижение поставленных целей.

В рамках пилотного проекта обычно включаются следующие задачи:

  • Разработка единого реестра проектов, а также запуск процедуры его реализации.
  • Создание единой системы хранилища информация, относящейся к реализации проекта.
  • Внедрение электронного документооборота и его максимальная автоматизация, включающая в себя согласование документов руководителями разного уровня.
  • Предоставление всем участников рабочего процесса площадки для решения вопросов, связанных с реализацией проекта (рабочей среды).

По времени реализация СУП может занимать от 2 до 4 недель и более, что зависит от специфики предприятия, числа всех сотрудников и области деятельности. Для этого лучше всего с самого начала обратиться в специализированную компанию, которая профессионально занимается этими вопросами. Как правило, такая фирма может не только внедрить систему управления проектами, но также обучить персонал и руководящий состав всему необходимому.

Система управления проектами

Как выбрать систему управления проектами

Сегодня на российском рынке достаточно много как бесплатного, так и условно бесплатного программного обеспечения, предлагающего системы управления проектами. Многие из них создаются как web-базированные Интернет-приложения, которые отличаются как по месту расположения (базируется в «облаке» либо на сервере предприятия), так и по ценообразованию (система приобретается 1 раз на весь период использования либо же путем взимания арендной платы по схеме SAAS).

Собираясь внедрить корпоративную систему управления проектами важно определиться с инструментами и функциями системы, которые требуются для решения конкретных задач предприятия. Только после этого можно приобретать программу, предварительно проанализировав все ее функциональные возможности.

Как правило, при выборе подходящей системы учитываются следующие факторы:

  • наличие базового функционала, а также возможности его постепенного совершенствования;
  • запуск всех основных процессов, на что требуется обычно 1,5-2 недели;
  • простой и интуитивно понятный интерфейс, а также несложность обучению работы с системой, что важно для всех сотрудников компании;
  • высокий уровень безопасности системы и защита от взлома, что имеет важное значение для сохранения конфиденциальности коммерческой и личной информации сотрудников.

При внедрении проекта очень важно с самого начала принимать во внимание 2 фактора, которые часто лежат в основе успеха:

1.Снижение критичных рисков. Для решения некоторых задач, которые не носят уникальный характер, требуется их выделение в отдельный проект, над которым усиливается контроль со стороны проект менеджера.

2. Контроль над людскими ресурсами. Вполне допускается, чтобы сотрудник одного подразделения подчинялся руководителю другого подразделения, если это требуется для решения конкретной задачи. Единственное, это должно быть оговорено и сотрудник должен знать об этом, понимая новую систему соподчиненности и согласования всех выполняемых действий.

На сегодняшний день проектный менеджмент относится к числу наиболее прогрессивных методов, применяемых для управления любой компанией. Универсальность использования обуславливается тем, что его можно применять в государственном (муниципальном) управлении, бизнесе и общественной деятельности, то есть, фактически в любой сфере деятельности.

Грамотный проектный подход дает возможность заблаговременно обозначить важнейшие цели, после чего сформировать стратегию их достижения с максимально эффективным использованием бюджета и прочих ресурсов. Однако чтобы достигнуть поставленной задачи не обойтись без помощи квалифицированного менеджера, способного, особенно на ранних этапах, успешно внедрить систему управления задачами и проектами на конкретном предприятии.

Система управления проектом (Project Management System)

Комплекс организационных, методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом.

Сертификация по управлению проектами

Copyright © 2008-2024 ГК «Проектная ПРАКТИКА»

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *