Электронный документооборот в договоре как прописать
Перейти к содержимому

Электронный документооборот в договоре как прописать

  • автор:

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с Контуром. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.

Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.

Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о переходе на ЭДО и порядке работы с электронными документами или добавить условие об ЭДО в действующий договор.

Соглашение с контрагентом об электронном документообороте

Если вы решите составить соглашение к договору об электронном документообороте, то укажите в нем формат электронных документов, которыми планируете обмениваться, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д. Соглашение о применении ЭДО можете сформировать самостоятельно или скачать образец и заполнить его. Заключить соглашение можно в Диадоке.

Пункт в договоре об электронном документообороте

Как в договоре прописать условия обмена электронными документами? Вы можете добавить соответствующий пункт в ранее подписанный договор. Чтобы расширить условия действующего договора, понадобится составить доп. соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.

diadoc

Подключайтесь к ЭДО через Диадок

Поможем настроить сервис под задачи вашего бизнеса

Банк экспертных заключений

Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.

  • Иностранные работники: прием на работу, налогообложение и страховые взносы
  • Деятельность ИП
  • Гражданское законодательство
  • Документооборот
  • ЕНВД
  • Закупки
  • Кассовые операции
  • Налог на прибыль
  • Налоговые проверки
  • НДС
  • НДФЛ
  • Общества с ограниченной ответственностью
  • Практические советы по работе с Системой КонсультантПлюс
  • Процессуальные вопросы
  • Регистрация ИП и юридических лиц
  • Реклама
  • Страховые взносы
  • Торговый сбор
  • Трудовое законодательство
  • УСН

Как прописать в договоре условие об электронном документообороте?

6 сентября 2023

Ответ:

Для начала нужно согласовать, как вы будете обмениваться документами — через оператора или без него, указать инструмент обмена. Далее определитесь, какими документами вы хотите обмениваться. Это могут быть все документы по договору (при условии, что закон не обязывает оформлять их на бумаге) или конкретные (например, акты, дополнительные соглашения, заявки и т.д.). Также нужно определить формат документов и вид электронной подписи, которой вы будете их подписывать.

Учтите, что в электронном обмене некоторыми первичными документами (например, УПД или счетами-фактурами) существует специфика как в порядке обмена, так и в требованиях к самим документам, в частности к их формату.

Обоснование:

Как найти:

  1. В строке Быстрого поиска вводим «условие об эдо в договоре» и нажимаем кнопку «Найти».
  1. Первым документом в построенном списке будет материал Готовое решение: Как прописать в договоре условие об электронном документообороте, открыв которое мы и находим ответ на поставленный вопрос, причем этот ответ разбит на 2 пункта, обозначенных в виде ссылок в начале материала и содержащихся в оглавлении этого материала на правой панели.

Как прописать в договоре условие об электронном документообороте?

Автор: Гугушвили Л.В.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс

Обратите внимание, в законодательстве могли произойти изменения. Мнение эксперта основано на положениях законодательства, действующего на дату подготовки консультации

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Нужно ли вносить в договор с контрагентом условие об ЭДО? Конечно, вот три варианта

Наши читатели интересуются, как указать в договоре с клиентом, что обмен документами будет осуществляться с помощью ЭДО?

Условие об ЭДО можно оформить по-разному:

  • отдельным пунктом в договоре (обычно в разделе, где описывается порядок документооборота при исполнении договора);
  • отдельным приложением к договору, если у вас какие-то расширенные требования к электронному документообороту;
  • отдельным соглашением об ЭДО, если у вас несколько действующих договоров и расширенные требования.

Но принципиально соглашение (условие об ЭДО) не является обязательным, потому что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно (ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Электронные документы можно применять в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ (кроме случаев, когда законом или принятым в соответствии с ним НПА предусмотрено обязательное составление бумажного документа).

Эксперт Клерк. Консультации приводит самый простой вариант. Можно добавить в договор пункт примерно такого содержания:

«Стороны соглашаются при наличии технической возможности обмениваться первичными и прочими документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи посредством электронного документооборота, организованного оператором электронного документооборота. Стороны соглашаются применять при осуществлении юридически значимого электронного документооборота квалифицированные электронные подписи, формы, форматы и порядок, установленные действующим законодательством».

Больше не нужно искать ответы на вопросы, а потом перепроверять, верную ли информацию вы найшли. Экономьте время и обращайтесь в Клерк.Консультации. Мы принимаем вопросы без ограничений по количеству, а на ответ берем не больше суток, чаще всего пользователи сервиса получают разъяснение в течение 3-х часов.

Узнайте, как подключить сервис уже сегодня.

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот (ЭДО) между организациями — возможность сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами. Как это работает? Можно ли обмениваться скан-образами документов? Как составить соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО? Разберем подробнее в статье.

В этой статье:
  • Что такое электронный обмен документами между предприятиями
  • Обмен документами в виде скан-образов
  • Схема работы электронного документооборота между организациями
  • Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
  • Возможности Диадока в организации электронного документооборота между компаниями
  • Вопрос-ответ

diadoc

Подключайтесь к ЭДО с Диадоком

Ускорьте бизнес-процессы и сэкономьте на бумаге и доставке

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Обмен электронными документами — один из эффективных способов взаимодействия между бизнес-партнерами. Компании могут обмениваться договорами, актами, накладными, коммерческими предложениями по электронной почте или в системе электронного документооборота. Первый способ имеет ряд ограничений, которые рассмотрим позже.

ЭДО регламентируют нормативно-правовые акты и законы:

  • 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
  • 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
  • 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
  • приказы и письма ФНС,
  • отдельные статьи Налогового, Гражданского и Арбитражного процессуального кодексов,
  • постановления Правительства РФ и министерств.

Внутри компаний электронный документооборот регулируют положение и приказ об ЭДО, правила осуществления такого делопроизводства, инструкции и регламенты.

Основной элемент ЭДО — электронный документ. Его понятие дается в 149-ФЗ, где он определен как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость электронным документам дает электронная подпись (ЭП). В 63-ФЗ указано, что ЭП бывают трех видов: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Только использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) гарантирует документации полную юридическую значимость без дополнительных соглашений и ограничений.

Кроме того, универсальные передаточные документы, товарные накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, акты о расхождении ТОРГ-2 и акты выполненных работ или оказанных услуг должны обладать обязательными реквизитами и соответствовать утвержденным ФНС форматам. Остальные документы передаются в произвольных форматах.

В сервисах ЭДО документы сразу формируются, обрабатываются и передаются в электронном виде и не дублируются на бумаге. Отправка сведений по телекоммуникационным каналам связи ускоряет согласование и подписание, заключение сделок, получение оплаты, сокращает дебиторскую задолженность.

Посмотрите, как выглядят отправка и получение документа в Диадоке. Возможности сервиса показали на конференции DiadocDay:

Также среди преимуществ систем ЭДО:

  • Снижение непроизводственных расходов. Бумажный документооборот предполагает затраты на канцелярию, расходные материалы, печать, доставку, содержание архива. ЭДО сокращает эти траты в разы и окупается за счет большей производительности труда.
  • Оптимизация рабочего процесса. Электронные документы не нужно распечатывать, сканировать, отправлять почтовой или курьерской службой, относить в архив. Не придется и долго искать в хранилище нужный договор. Это ускоряет поставки, приемку товара и получение закрывающих актов.
  • Контроль делопроизводства. Статус бумажной документации невозможно точно отследить: она может затеряться в процессе долгих согласований, пропасть по пути к адресату или случайно оказаться в другом подразделении. В системе ЭДО пользователи видят состояние каждого документа. Это помогает сотрудникам соблюдать дедлайны, а руководителям — оценивать исполнительность коллектива и оперативно обрабатывать данные.

Организации выбирают электронный документооборот из-за его удобства. Также на их решение влияют общий тренд на онлайн-работу, законодательные изменения и массовое подключение контрагентов. Об этом рассказывали эксперты на конференции DiadocDay 2022:

Сервис ЭДО Контур.Диадок проводит форматный контроль для формализованных документов. Благодаря корректному заполнению исчезает потребность в изменениях и новом круге документооборота с бизнес-партнером.

Для того чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентом, сперва следует договориться с ним об этом. В этом поможет письмо о переходе на ЭДО, которым можно передать бизнес-партнеру соответствующее предложение. Укажите в обращении законодательную возможность ЭДО, отметьте преимущество цифрового делопроизводства перед бумажным, сообщите о том, как контрагенту внедрить ЭДО.

  • выбрать оператора и систему электронного документооборота, заключить соответствующий договор,
  • приобрести сертификат электронной подписи, средство криптографической защиты,
  • подключиться к сервису ЭДО, активировать ЭП,
  • обучить сотрудников.

В Диадоке пользователи обмениваются любыми документами: формализованными счетами-фактурами, УПД, актами выполненных работ, неформализованными соглашениями, договорами, уведомлениями, претензиями. Приобрести КЭП можно в Удостоверяющем центре Контура.

Поможем с получением КЭП и внедрением электронного документооборота

Обмен документами в виде скан-образов

Компании могут обмениваться документами в виде скан-образов — цифровых версий бумажных документов. Они создаются путем сканирования оригиналов и сохраняются на компьютере или флеш-накопителе в виде изображения формата pdf, jpg или png. С этого начинался онлайн-документооборот между организациями, когда появились первые почтовые сервисы.

У обмена документацией в виде скан-образов есть плюсы. Для него не нужны специальные программы, оплата услуг — документооборот происходит по электронной почте. Однако недостатки существенны:

  • Небезопасная передача данных. Сведения в результате взлома почты могут быть перехвачены мошенниками или конкурентами. В системе ЭДО это невозможно, ведь передаваемые данные шифруют, а доступ к файлам открыт только для конкретных сотрудников.
  • Затраты трудовых ресурсов. Сперва работники создают и оформляют бумажный документ, затем сканируют его, сохраняют на ПК или другом устройстве, заходят в почтовый сервис, отправляют нужному получателю. Контрагенту для работы с документом придется его распечатать, а при необходимости отправить обратно — повторить те же действия. С ЭДО сотрудники освобождаются от бумажной рутины и направляют силы на актуальные задачи.
  • Низкая скорость документооборота. Потребность в распечатке и сканировании документов, а также дальнейшей работе с ними, как с обычными бумажными, замедляет процессы. В сервисе ЭДО получить, согласовать и подписать документ можно за пару минут.
  • Спорный статус. Для того чтобы цифровая версия документа имела юридическую силу, ее нужно либо подписать КЭП, либо заключить между сторонами специальное соглашение о признании юридической значимости скан-образов. Документооборот в системе ЭДО Диадок обладает юридической значимостью без каких-либо оговорок, поскольку документы подписываются КЭП.
  • Управленческие сложности. При передаче данных по email невозможно отследить получение документа, его статус. Файл может не дойти до адресата вследствие технического сбоя на почтовом сервисе или затеряться среди других писем. С ЭДО таких проблем нет: каждый этап согласования и подписания виден в системе и фиксируется в протоколе действий.

Из-за этих недостатков компании прибегают к обмену документацией в виде скан-образов в основном для передачи второстепенных данных, например необходимых для решения текущих хозяйственных задач. Нередко цифровые версии дублируют бумажные, когда оригинал отправляется путем почтовой или курьерской доставки.

В Диадоке документы имеют юридическую значимость, их можно представлять в контролирующие госорганы и суд. Благодаря хранению в единой базе вы сможете быстро находить и выгружать нужную документацию, не беспокоясь о конфиденциальности и безопасности данных.

Переведите документооборот с контрагентами в онлайн

Схема работы электронного документооборота между организациями

ЭДО между контрагентами происходит по схожей схеме. Сперва компания-отправитель создает первичные документы. Их можно сформировать прямо в сервисе электронного документооборота, загрузить с компьютера или отправить из учетной системы. Затем отправитель подписывает документы квалифицированной электронной подписью, и контрагент видит это в сервисе.

На этом этапе файлы проходят через оператора ЭДО — специальную организацию, которая предоставляет услуги по обмену данными по телекоммуникационным каналам связи. Оператор:

  • проверяет действительность и подлинность сертификата КЭП,
  • сверяет соответствие формата требованиям ФНС,
  • фиксирует дату получения в подтверждении оператора,
  • передает отправителю подтверждение даты получения, а получателю — подтверждение даты отправки,
  • отправляет файл адресату.

Получатель видит переданный документ в личном кабинете сервиса ЭДО или сразу в учетной системе, если они интегрированы. Затем либо согласовывает и подписывает документ, либо отклоняет его. При необходимости отправитель вносит исправления и направляет корректирующий документ или создает новый и отправляет по той же схеме.

Для запуска ЭДО один его участник должен направить второму приглашение на обмен документами. В Диадоке это легко сделать в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» — найти нужную компанию можно по названию или ИНН, доступна и массовая проверка. После того как партнер примет приглашение, он появится в разделе «Ваши контрагенты».

Контрагент может работать как в Диадоке, так и в системе ЭДО другого оператора. Во втором случае понадобится настройка роуминга. Есть два варианта:

  • У Диадока настроен автороуминг с этим оператором. Подключение не будет отличаться от обычного — нажмите на кнопку «Отправить приглашение» рядом с наименованием контрагента и дождитесь принятия заявки.
  • Автороуминг не настроен. Узнайте, с каким провайдером ЭДО работает контрагент, и проверьте, поддерживает ли Диадок с ним роуминг. Оставьте заявку на подключение и дождитесь настройки.

Если в разделе поиска отмечено, что контрагент не подключен к ЭДО, приглашение на обмен электронными документами можно направить на почту. Получателю придет письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку.

Также на странице «Контрагенты» отобразятся организации, которые искали или уже приглашают вас. Запрос можно принять или отклонить одним кликом. Приглашения, отправленные вами, значатся в разделе «Ожидается ответ».

Обменивайтесь с контрагентами любыми документами в Диадоке

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

При переходе на электронный документооборот контрагенты могут заключить дополнительное соглашение об ЭДО. При обмене через систему ЭДО и использовании КЭП оно необязательно — для начала работы в Диадоке достаточно устной договоренности и подключения к системе. Это регламентируется законом 63-ФЗ «Об электронной подписи», где сказано: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, являются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, и обладают полной юридической силой.

Соглашение придется заключить, если:

  • документооборот происходит вне сервиса ЭДО, например по email,
  • применяется простая или неквалифицированная электронная подпись,
  • контрагент настаивает на этом пункте.

Такой документ не имеет утвержденного бланка и заключается по общим правилам составления дополнительных соглашений.
Опишем, какие пункты следует внести в соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами:

  • цель заключения договора, его стороны, их реквизиты,
  • дата и место составления,
  • разъяснение терминов и определений — ЭДО, электронная подпись, оператор ЭДО и других,
  • предмет соглашения,
  • права и обязанности сторон,
  • перечень документов, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде,
  • порядок применения электронной подписи и ответственность за сохранность ключей ЭП,
  • особенности хранения документации,
  • нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота,
  • порядок разрешения споров,
  • срок действия соглашения,
  • порядок изменения договора.

Укажите в соглашении, что признаете электронные документы равнозначными бумажным. Это гарантирует документации юридическую значимость, что необходимо для хозяйственной деятельности и разрешения судебных споров.

В договоре можно прописать, что обмен электронными документами будет вестись без подключения оператора ЭДО. Но это несет в себе риски, касающиеся безопасности, конфиденциальности данных, разрешения конфликтных ситуаций, хранения информации. Кроме того, согласно приказу Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур…», счета-фактуры разрешено передавать только через операторов ЭДО.

Соглашение о применении ЭДО можно сформировать самостоятельно или скачать образец. Подписать его стороны могут через Диадок сразу в электронном виде.

Соглашение об обмене электронной документацией — не единственный документ для перехода на ЭДО. Также потребуются:

  • договор с оператором ЭДО,
  • приказ о внедрении системы электронного документооборота,
  • положение об ЭДО.

Если в электронный вид переводятся первичные документы, то, согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо внести изменения в учетную политику компании. Укажите возможность работы с электронной документацией, перечень документов, которые будут переходить в цифру, а также порядок их хранения и список сотрудников с правом подписи.

ЭДО в Диадоке отвечает всем требованиям законодательства, а СКБ Контур входит в список доверенных операторов ФНС

Возможности Диадока в организации электронного документооборота между компаниями

Система ЭДО Диадок помогает предприятиям быстро перейти на обмен электронными документами. В сервисе доступны разные опции для ведения ЭДО, что помогает настроить его под нужды учреждения, адаптировать под особенности бизнес-процессов. А главное — передавать данные быстро и безопасно.

В рамках ЭДО между организациями в Диадоке можно:

  • Создавать и безопасно отправлять документы.

Электронный документ в Диадоке можно добавить с ПК, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Во встроенном редакторе есть подсказки для корректного заполнения документа, а перед отправкой Диадок проведет форматный контроль. Передача данных происходит по зашифрованному каналу, а КЭП гарантирует неизменность информации после подписания.

  • Распределять входящие документы.

В Диадоке можно настроить маршрутизацию для поступающей документации. Документы могут перенаправляться в зависимости от указанных КПП или грузополучателя или уходить в назначенное подразделение. Также доступна опция, когда контрагент сам выбирает нужное подразделение вашей компании.

  • Хранить документы.

В Диадоке файлы хранятся на нескольких серверах, так что потеря данных исключена. При этом документы отражены в единой информационной базе, в которой можно за два-три клика найти требуемый акт или накладную. Это упрощает взаимодействие с поставщиками, клиентами и сдачу отчетности за год.

Также в Диадоке есть сервис для автоматизации процесса сверки взаиморасчетов — модуль Взаиморасчёты. С его помощью контрагенты могут сопоставлять акты сверки, выявлять расхождения и процент сходимости. Модуль представлен в двух решениях: веб-версии, работающей в любом браузере, и интеграционного модуля для 1С.

  • загрузить акты сверки (при выборе модуля для 1С система автоматически заполнит акты по информации из учета),
  • подождать несколько минут — модуль сопоставит данные, проверит корректность расчетов, выявит разногласия, зафиксирует задолженности,
  • получить готовые акт сверки и протокол расхождений.

Документы подписываются в Диадоке КЭП и хранятся в архиве сверок. В Диадоке вы сможете поделиться результатами с контрагентом.

Для работы с электронными документами в учетной системе предприятия в Диадоке есть разные интеграционные решения:

  • Модуль для 1С. Позволит обмениваться документацией с контрагентами или удаленными подразделениями организации из интерфейса 1С. Сведения будут автоматически переноситься из документов в 1С, что избавляет от ручного ввода, а значит, ошибок и расхождений.
  • Диадок.Коннектор. Интегрирует Диадок с любой информационной системой, даже если у вас собственная разработка. Автоматизирует ручной труд при загрузке, выгрузке и других операциях с документами, допускает массовые действия. Лучше всего подходит для больших объемов документооборота.
  • API Диадока. Предназначен для разработки собственного интеграционного решения. Ключ API даст возможность выполнять операции с электронными документами из вашей учетной системы.

С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете настроить международный ЭДО, обмениваться своими типами документов, использовать шаблоны, дополнительную и трехстороннюю подпись. Все это поможет упростить бизнес-процессы, ускорить обработку потоков документации, улучшить сервис передачи закрывающих документов и повысить лояльность партнеров.

Внедрение электронного документооборота между организациями сделает сотрудничество более комфортным. ЭДО помогает не допускать ошибок, что выгодно скажется на взаимодействии с контрагентами и позволит избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Подберем интеграционное решение и наладим обмен электронными документами

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *