Что такое приказ в документообороте
Перейти к содержимому

Что такое приказ в документообороте

  • автор:

Руководство пользователя АИСУ «Документооборот»

Назначение и функциональные возможности АИСУ «Документооборот»

Документооборот вуза – это функция коммуникации, посредством которой производится информационное обеспечение деятельности аппарата управления, учебно-методических подразделений (институт, факультет) функциональных центров, сотрудников и студентов. Скорость коммуникационных соединений (движение документа) и качество выполняемых операций перемещения документа в управленческом аппарате от одного структурного подразделения к другому, к руководству оказывает значительное влияние на процесс управления и функционирования в университете. Скорость коммуникационных соединений зависит от маршрута движения документа, который включает структурные подразделения и ответственных лиц при согласовании текста документа.

Он представляет собой технологический процесс, характеризующийся выполнением следующих технологических работ:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и редактирование текста документа;

· распределение документов для согласования;

· регистрация документов после утверждения;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная поддержка исполнения документа;

Документооборот, как технологический процесс делится на несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документопоток – это сложившееся в организации движение документов в определенном направлении. В системе управления функционируют взаимосвязанные входящие, исходящие и внутренние документопотоки.

Входящий документопоток состоит из документов вышестоящих организаций, документов представительств в других городах (филиалах), документов других хозяйственных субъектов.

Исходящий поток представляет инициативные документы, ответы на документы входящего потока.

Внутренний документопоток составляют документы, созданные и используемые в системе управления университетом и не выходящие за его пределы. Прохождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач, оперативное регулирование деятельности функциональных и учебных подразделений, внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, решения социальных проблем по заявлениям сотрудников и студентов.

Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределение обязанностей между руководителями и принятой в университете технологии работы с документами. Наиболее распространенные маршруты движения входящих документов согласно их адресованию:

· руководству институтов, факультетов,

· непосредственно профессорско-преподавательскому составу,

АИСУ «Документооборот» предназначена для систематизации и автоматизации процессов создания, оформления, учета и хранения документов, а так же для контроля их исполнения.

Процесс делопроизводства в Тольяттинском государственном университете четко регламентирован (перечень нормативных документов см. п. 1.3.1 Технического задания на автоматизированную информационную систему «Документооборот» ТГУ.ЦНИТ.02-2008.Т3). Целью создания системы является автоматизация данного процесса с выполнением следующих правил:

· минимизация списка управленческих звеньев, обусловленных деловой необходимостью при согласовании документа;

· ограничение возвратных движений документов;

· обеспечение единообразия в порядке прохождения и процесса обработки основных категорий документов.

В автоматизированной системе документооборота процессы подготовки, согласования, подписания документов выполняет университетский персонал. Автоматизированная система документооборота способствует ускорению рассмотрения документов управленческим персоналом на всех стадиях маршрута движения документа. Доступность документа при согласовании в соответствии с системой организации доступа и его принадлежности к той или иной группе позволяет обеспечивать параллельное согласование, ускорение рассмотрения замечаний и комментариев к документу.

Таким образом, АИСУ «Документооборот» позволяет не только систематизировать движение различных документов внутри ТГУ и отдельных структурных подразделений, но, что важнее, в значительной степени автоматизировать рутинные процессы документооборота. Совершенствование системы делопроизводства способствует сокращению объемов документооборота, повышению эффективности управления университетом.

Образец приказа о документообороте

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец приказа о документообороте (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

  • Делопроизводство:
  • Агентский договор документооборот
  • Акт об утрате документов
  • Аналитическая записка
  • Архивное делопроизводство
  • Бланк письма
  • Показать все
  • Делопроизводство:
  • Агентский договор документооборот
  • Акт об утрате документов
  • Аналитическая записка
  • Архивное делопроизводство
  • Бланк письма
  • Показать все
  • Кадровый учет:
  • Акт приема передачи кадровых документов
  • Вид повышения квалификации
  • Выдача документов при увольнении
  • Выдача документов связанных с работой
  • Выписка из приказа
  • Показать все

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Статья: Как перейти на электронный кадровый документооборот: алгоритм действий с образцами документов
(Каблучков А.)
(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2022, N 2) Пример 1. Приказ о введении электронного документооборота в сфере трудовых отношений, издаваемый работодателем в условиях, когда отсутствует выборный орган первичной профсоюзной организации.

Правовые ресурсы

  • «Горячие» документы
  • Кодексы и наиболее востребованные законы
  • Обзоры законодательства
    • Федеральное законодательство
    • Региональное законодательство
    • Проекты правовых актов и законодательная деятельность
    • Другие обзоры
    • Календари
    • Формы документов
    • Полезные советы
    • Гражданский кодекс (ГК РФ)
    • Жилищный кодекс (ЖК РФ)
    • Налоговый кодекс (НК РФ)
    • Трудовой кодекс (ТК РФ)
    • Уголовный кодекс (УК РФ)
    • Бюджетный кодекс (БК РФ)
    • Арбитражный процессуальный кодекс
    • Земельный кодекс (ЗК РФ)
    • Лесной кодекс (ЛК РФ)
    • Семейный кодекс (СК РФ)
    • Уголовно-исполнительный кодекс
    • Уголовно-процессуальный кодекс
    • Производственный календарь на 2023 год
    • МРОТ 2024
    • ФЗ «О банкротстве»
    • О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
    • Об исполнительном производстве
    • О персональных данных
    • О налогах на имущество физических лиц
    • О средствах массовой информации
    • Производственный календарь на 2024 год
    • Федеральный закон «О полиции» N 3-ФЗ
    • Расходы организации ПБУ 10/99
    • Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
    • Календарь бухгалтера на 2023 год
    • Частичная мобилизация: обзор новостей

    Контактная информация

    117292 , Москва , ул. Кржижановского, 6 (центральный офис)

    Приказ о документообороте

    Подборка наиболее важных документов по запросу Приказ о документообороте (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

    • Делопроизводство:
    • Агентский договор документооборот
    • Акт об утрате документов
    • Аналитическая записка
    • Архивное делопроизводство
    • Бланк письма
    • Показать все
    • Делопроизводство:
    • Агентский договор документооборот
    • Акт об утрате документов
    • Аналитическая записка
    • Архивное делопроизводство
    • Бланк письма
    • Показать все

    Как создать и настроить приказ в 1С:Документооборот?

    В открывшемся окне нужно ввести название документа и выбрать актуальные для вас опции. Во вкладке «Шаблон документа» нужно перейти во вкладку «Реквизиты документа» и ввести название, которое будет присваиваться создаваемым по этому шаблону документам. Также нужно заполнить подразделение, ответственного, срок исполнения, папку и организацию.

    Затем во вкладке «Файлы» нужно добавить шаблон приказа в формате MS Word. В строке файла в колонке «Настройки автозаполнения» есть кнопка «Не настроено». Нажав на неё откроется окно, в котором можно выбрать реквизиты, которые будут автоматически заполняться при создании документа по шаблону.

    После этого откроется файл MS Word с вашим шаблоном документа, в котором вы можете переместить автозаполняемые реквизиты (выделенные серым) в нужные места документа.

    После завершения всех настроек нужно нажать записать и закрыть.

    Создание процесса

    Теперь создадим новый процесс. Для этого из главного меню нужно перейти во вкладку «Управление процессами» И нажать на кнопку «Шаблоны процессов». В открывшемся окне нужно нажать на кнопку «Создать».

    В окне создания нового процесса введите название нового процесса и выберете ответственного. Затем нужно перейти в раздел «Предметы процесса». Здесь нужно создать новый предмет и связать его с созданным нами видом документа.

    Затем переходим во вкладку «Настройка процесса» и указываем кто и в какой срок должен согласовывать наш приказ.

    После того, как все настройки произведены, нажмите «Записать и закрыть». На этом создание процесса согласования приказа завершено.

    Создание приказа

    Теперь попробуем создать приказ по созданному нами шаблону и отправить его на согласование. Для этого в главном меню нажмите «Документы и файлы» — «Документ внутренний», далее кнопка «Создать». В открывшемся окне выберите созданный ранее вид документа, обратите внимание, что большинство реквизитов документа уже заполнены, останется только заполнить недостающие реквизиты и отправить на согласование с помощью соответствующей кнопки.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *