Что такое фотография как вариант наблюдения
Перейти к содержимому

Что такое фотография как вариант наблюдения

  • автор:

Фотография рабочего дня

«Фотография рабочего дня» – это вид наблюдения, при котором измеряют все затраты времени одного или нескольких исполнителей за определенный период работы с посекундной/минутной фиксацией.

“Фотография рабочего дня” (рабочего времени), или сокращённо ФРД – это метод, уходящий своими корнями в нормирование труда в промышленности, нашёл широкое применение в современном бизнесе, ввиду своей простоты и объективности.

Возможно, вы уже использовали этот метод или применяли его упрощённый вариант – так называемую самофотографию, когда записывали в течение рабочего дня все свои дела и временные затраты на них?

Профессиональные наблюдения организуются специально подготовленными наблюдателями, которые фиксируют все трудозатраты сотрудника без отрыва последнего от рабочего процесса, а по результатам наблюдения составляется индивидуальная карта рабочего дня на каждого сотрудника и разрабатывается аналитический отчёт с анализом полученных результатов и рекомендациями для дальнейших действий.

А чем заняты Ваши сотрудники в течение рабочего времени?

Какой процент уделяется наиболее важным задачам, а какой – на перерывы и личное общение?

Насколько сотрудники соответствуют своим должностям и эффективно используют свои навыки и время?

С помощью наблюдений по методу «Фотография рабочего дня» Вы сможете принять ряд важных управленческих решений в части распределения рабочего функционала между сотрудниками, дисциплины в коллективе, различных организационных и ментальных вопросов, что ляжет в основу работы Вашей команды в ближайшем будущем.

Как правило, данный проект «открывает глаза» на проблему, а в каких-то ситуациях способствует принятию решения, которое долго «зрело», но не имело под собой явных оснований.

  • оценить любое количество сотрудников в любое время дня и ночи
  • провести непрерывное, выборочное или мультимоментное наблюдение
  • организовать индивидуальное или групповое наблюдение
  • предоставить статистический и аналитический отчёты с описанием работ, выводами и рекомендациями для дальнейших действий по каждому сотруднику

«Фотография рабочего дня» даст вам возможность:

  • оптимизировать структуру рабочего времени в компании
  • установить нормы труда или усовершенствовать существующие
  • выявить причины потерь рабочего времени и причины невыполнения норм труда
  • оценить эффективность работы сотрудников и др.

С готовыми примерами проведённых проектов Вы можете ознакомиться в разделе КЕЙСЫ

СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ для заказа бесплатного тестового наблюдения в количестве 1 «фотографии рабочего дня» и для получения коммерческого предложения.

Будем рады сотрудничеству!

у вас возникли вопросы?

Отправьте нам запрос и наш менеджер свяжется с вами и ответит на все вопросы!

О КОМПАНИИ

Наша компания специализируется на оценке и обучении персонала, с 2009 года организуя наблюдения по методикам «Тайный покупатель» и «Фотография рабочего дня» и проводя тренинги различного уровня сложности.

Виды фотографии рабочего дня с примером, для чего делаются, какие результаты позволяют получить

Что это такое фотография рабочего дня — определение, принцип проведения, виды, пример. Читайте подробную информацию о методе в статье.

Найти сотрудника
Заказать звонок

Чтобы работа любой фирмы была продуктивной, важно обдуманно распределить время, затрачиваемое на деятельность. Есть много методов, чтобы это сделать — хронометраж, фотография рабочего дня и прочие. Одной из результативных методик считается второй вариант. Расскажем, что это такое, рассмотрим выполняемые функции, приведем образец.

Определение понятия

Что это такое фотография рабочего дня — конечно, она не является фото сотрудника при ведении деятельности в прямом смысле этого слова. Это метод исследования рабочего времени (далее по тексту РВ) путем мониторинга и измерения его расхода на протяжении ведения деятельности в течение конкретного срока.

Подразумевает нескольких шагов:

  1. Подготовительный. Выбор объекта для наблюдения, разработка нормативов, обнаружение нерационального использования времени.
  2. Наблюдательный. Фиксация всех действий, учет временных трат.
  3. Обработка полученных результатов. Заключается в вычислении затрат РВ на отдельные действия. Затем все они (при условии, что имеют одинаковый характер) объединяются в большие группировки. Создается сводка одноименных затрат, характеризующая реальные временные траты на исполнение задач.
  4. Анализ результатов. Определяется, в каких случаях время расходуется рационально, а в каких нет.
  5. Разработка мер, направленных для предотвращения утечки РВ.
  6. Создание модели нормативного баланса РВ, расчет его коэффициентов.

Метод подразумевает хронологическую и предельно информативную запись в наблюдательном листке. Фото осуществляется с начала трудового дня. Запись делается текстом, индексом или графикой.

Какие задачи преследует

Для чего делается фотография рабочего дня:

  • вынесение верных решений при комплектовании штата, написании служебных инструкций и ежемесячного плана;
  • оценка объема поручений для каждого кадра;
  • создание общего баланса времени путем его распределения по категориям;
  • обнаружение причин, из-за которых РВ расходуется нерационально;
  • обнаружение причин, по которым план работ выполняется с отклонением от графика;
  • проведение сравнения работы с сотрудниками аналогичного или схожего направления;
  • обнаружение методов для повышения продуктивности труда;
  • анализ мест труда сотрудников, нахождение связи между созданными окружающими условиями и показателем эффективности труда.

Мероприятие позволяет контролировать действия сотрудника, оценить его эффективность, найти проблемы и устранить причины их появления.

Виды фотографии рабочего дня

Фото РВ принято классифицировать в зависимости от того, кто является объектом наблюдения:

  • Индивидуальное. Направлено на анализ РВ конкретного сотрудника. Позволяет выполнить максимальную детализацию работы.
  • Групповое. Нацелено на анализ деятельности сразу нескольких сотрудников, которые взаимодействуют между собой. Это позволяет изучить согласованность их работы.
  • Комплексное. Позволяет выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить общий ритм деятельности и т.д. Объектом наблюдения становятся целая бригада, цех, отдел, компания.
  • Самофотография. Сотрудник сам выполняет анализ своего РВ.

Чтобы используемый метод позволил получить объективный результат, нужно проводить его не один день, а несколько суток или недель в зависимости от масштабности мероприятий. Кто именно будет выступать в качестве наблюдателя, решает руководитель. Например, это могут быть HR-менеджеры, начальники отдельных подразделений, сотрудники, отвечающие за охрану труда и т.д.

Пример

Для фиксации данных используется стандартный бланк. Однако при необходимости его оформление можно изменить, подстроив под определенные особенности. В нем поэтапно записываются все операции с обязательным указанием временных трат на каждое действие.

Пример фотографии рабочего дня:

  • начало деятельности, подготовка места к трудовому процессу — 9:00-9:10 — потрачено 10 мин;
  • создание базы данных — 9:10-9:56 — 46 мин;
  • ввод программы — 9:56-10:01 — 5 мин;
  • посторонний телефонный разговор — 10:01-10:04 — 3 мин;
  • создание базы данных — 10:04-10:21 — 17 мин;
  • перезагрузка программы — 10:21-10:23 — 2 мин;
  • разговор с руководителем— 10:23-10:40 — 17 мин;
  • установка программы — 10:40-10:49 — 9 мин. и т.д.

По аналогичному принципу отмечается абсолютно каждое действие сотрудника во время рабочего дня, вплоть до времени, затраченного на обед, перекуров.

Также наверху бланка нужно будет указать:

  • название документа;
  • название организации, отдела;
  • Ф.И.О. и должность работника.

Это нужно, чтобы потом не перепутать бланк с данными других специалистов, за которыми тоже велось наблюдение.

#

Найдем ИТ-специалистов любого уровня и направлений

  • Работаем без предоплаты
  • Первый кандидат через 3 дня
  • Финансовая гарантия в течение 3 месяцев

Что такое фотография рабочего времени: способы получения и реальные примеры

Фотография рабочего дня

Повышение эффективности трудовых ресурсов — очень важный шаг для оптимизации работы компании, но для того, чтобы улучшить бизнес-процесс, нужно предварительно выявить его сильные и слабые стороны. Для этого на помощь приходит такой метод, как фотография рабочего дня (не путать с табелем рабочего времени).

Несмотря на название, она не является буквальной фотофиксацией деятельности сотрудника, хотя и может ее включать в себя как составной элемент. Под фотографированием здесь подразумевается сбор детальной и поминутной статистики о занятости сотрудника в течение рабочего дня.

К каким категориям персонала может применяться данный метод? Очевидно, что в первую очередь его удобно использовать в отношении сотрудников, работающих за компьютером. Это связано как с их “статичностью” (нет необходимости контролировать большое количество перемещений), так и с наличием автоматизированных методов сбора данных, которые будут рассмотрены ниже.

Так, комплексное решение для контроля персонала Bitcop будет последовательно и подробно собирать статистику неявно для пользователя, оформляя ее в подробные отчеты, графики и диаграммы. Однако метод применим и к специалистам, чья деятельность не связана с работой за компьютером. Для них существуют специальные способы контроля за хронометражем рабочего дня: учет пропусков, фотофиксация рабочих моментов, сбор информации о численности персонала в рабочих зонах и о загрузке оборудования.

bitcop отчет оперативная сводка

Фотография рабочего дня: как это работает

Подробная фиксация всех действий сотрудника будет информативна для менеджера (руководителя), если перед ним стоят следующие задачи:

  • Проконтролировать действия сотрудника и выявить его продуктивность.
  • Получить четкое представление о ценности конкретной штатной единицы в рамках процесса оптимизации штата, чтобы применить к ней меры взыскания или поощрения.
  • Проанализировать выполнение рутинных задач и понять, где происходят основные потери времени, чтобы отказаться от данных процессов или их оптимизировать.
  • Выявить сильные и слабые стороны во взаимодействии между отделами, подразделениями и прочими структурными единицами, чтобы свести на нет возможные негативные последствия от нарушения таких связей.
  • Обеспечить дисциплинированность и самоотдачу сотрудника при работе на ответственном проекте, и многое другое.

Функционал фотографии рабочнего дня

Бесспорно, четкое понимание всей последовательности действий сотрудников, которое достигается на основе фотографии рабочего дня, ставит руководителя в очень выгодное положение. Он получает возможность оперативно преобразовать или усилить команду на основе актуальной информации, что напрямую положительно повлияет на продуктивность компании в целом.

Менеджер тратит много времени на интернет-серфинг? Дисциплинарные взыскания заставят его посвящать эти часы выполнению служебных обязанностей. Сотрудники отдела продаж составляют громоздкие и малоинформативные отчеты по переговорам с клиентами? Пересмотр отчетных форм или внедрение CRM-системы позволит им вместо этого совершать больше звонков или выездов для презентаций. Бухгалтер “воюет” с офисной техникой, хотя могла бы взять часть функций экономического планирования? Привлечение младшего персонала для офис-менеджмента приведет к тому, что квалифицированные работники смогут более углубленно погрузиться в прямые обязанности, и так далее.

Действия сотрудника в рамках дня

Всех этих шагов по оптимизации невозможно предпринять, не владея полной информацией о каждодневных действиях персонала. И напротив, имея на руках хронометраж работы сотрудников, управленец получает в свое распоряжение все возможности для быстрого и точного реагирования на малейшее проседание в продуктивности.

Автоматическое формирование фотографий рабочего дня — почему это удобно?

Рассмотрев, для чего нужна фотография рабочего дня, перейдем к вопросу о том, как ее можно получить.

Автоматическая сводка рабочего дня

Во-первых, возможно самофотографирование, когда сотрудник подробно фиксирует все свои действия, прикладывая в качестве подтверждения фото, видео, скриншоты или документы. Однако это будет отнимать значительную долю его рабочего времени, не позволяя заняться прямыми служебными обязанностями, а также чревато сознательными или невольными искажениями с целью получения более радужной картины, чем она есть в действительности.
Метод самофотографирования подходит для очень ответственных и мотивированных сотрудников, которые хотят повысить производительность «для себя», а не просто поставлены перед фактом о необходимости сбора таких данных для начальства. Поэтому невозможно надеяться на получение реальной и объективной картины, всего лишь обязав персонал вести статистику своих действий.

аутсорсинг наблюдения за сотрудниками

Второй способ — привлечение сторонних специалистов для наблюдения за сотрудниками. Такой мониторинг может осуществляться силами внутреннего отдела кадров/отдела безопасности, либо быть передан на аутсорсинг специализированной сторонней организации. На выходе руководитель получит заполненные бланки, где будут расписаны действия объектов наблюдения, указано время их наступления и продолжительность.
Степень объективности значительно повышается, но встает вопрос о том, насколько эта картина соответствует положению дел вне наблюдения. Чтобы взвешенно оценить преобладающие тенденции в работе того или иного сотрудника, мониторинг нужно проводить в течение некоторого продолжительного периода времени. Вероятно, именно в этот период сотрудники, осведомленные о контроле, проявят максимальные старания, в отличие от реального подхода к работе вне процесса сбора данных.

bitcop отчет продуктивность

Наиболее удобный вариант — автоматизированные системы контроля работы персонала, которые внедряются в большом числе современных компаний. Некоторые из них созданы для сотрудников, в основном не работающих за ПК на протяжении смены (например, системы видеонаблюдения). Для той же части персонала, которая выполняет свои рабочие обязанности на компьютере, разработаны удобные программы мониторинга в виде ПК-приложений, которые не только объективно соберут подробную статистику, но и проанализируют ее на предмет продуктивных/непродуктивных действий (в соответствии с индивидуальными настройками), представив руководителю информацию в виде графиков, отчетов о хронометраже и скриншотов рабочего стола.

Одним из таких решений является Bitcop — система, которая на выходе предоставляет перечень действий пользователя с точностью до секунды. С ее помощью возможно:

просматривать все запускавшиеся на ПК программы;
отслеживать вводившиеся поисковые запросы;
точно подсчитывать объем простоев и переработок;

виртуально “присутствовать” на рабочем месте подчиненного, просматривая скриншоты экрана, которые Bitcop выполняет с заданной периодичностью и хранит столько, сколько потребуется;

получать независимые выводы о КПД и продуктивности сотрудников, которые программа сама рассчитает в процентном соотношении на основе гибких настроек для каждой роли, позволяющих учесть специфику индивидуальных служебных обязанностей.

Плюсом является и то, что сотрудники не отвлекаются от работы: агент Bitcop функционирует неявно для пользователя и даже может быть принудительно скрыт, если такова политика компании. В результате непрерывного и продолжительного мониторинга вырисовывается реальная картина отношения персонала к служебным обязанностям. Руководителю остается только сделать выводы из полученных отчетов и принять верные управленческие решения.

Bitcop имеет и еще одну важную особенность. Система может немедленно уведомлять ответственное лицо о возникшем факте нарушения трудового распорядка (продолжительном простое, запуске запрещенного ПО или иных нежелательных действиях), что в первых двух способах получения фотографии рабочего дня маловероятно или неудобно. Производится это путем автоматической отправки прямого уведомления на e-mail. На примере командной работы над серьезным проектом, можно не только проанализировать причины провала или срыва сроков постфактум, но и оперативно их предотвратить, как только возникнет такая вероятность.

Автоматизированное построение хронометража

Система Bitcop создает реальную фотографию рабочего дня сотрудника

bitcop dashboard

Агент Bitcop невидим для пользователя и не отвлекает его от работы. Он непрерывно собирает данные о действиях за ПК, формируя фотографию рабочего дня в виде наглядных отчетов, диаграмм и скриншотов. Анализировать продуктивность с Bitcop удобно и просто.

Когда оправдано получение фотографии рабочего дня в ручную?

При невозможности автоматически собирать данные о действиях сотрудника в течение рабочего дня, прибегают к ручному методу сбора информации. Этот метод может быть оправдан и в случае самоконтроля, когда человек (например, фрилансер) желает объективно зафиксировать свои действия, чтобы понять, куда тратится полезное время и оптимизировать структуру дня.

Ручной метод значительно менее объективен и более трудозатратен, чем автоматический, а также может отражать информацию с искажениями. При удаленной повременной работе самофотографирование не всеми заказчиками будет принято как основание для расчетов, в то время как отчетность автоматизированной системы мониторинга вполне может являться таким основанием, потому что отвечает требованиям объективности, детализированности и достоверности.

Ручная фотография трудового дня

К тому же, ручная фотография рабочего дня — это «фотография крупным планом»: в отчете будут отражаться общие положения, например, «Работа с электронной почтой» или «Поиск информации в интернете», в то время как сотрудник посредством e-mail или поисковых запросов может удовлетворять личные нужды (такие нюансы, как введенные запросы, ручной сбор данных не отражает).

Примеры фотографий рабочего дня в автоматическом и ручном режимах

При ручном режиме сбора данных фотография рабочего дня обычно представляет собой бланк, в шапку которого помещаются общие сведения о сотруднике (ФИО, организация, должность, подразделение, стаж работы). В табличную часть заносятся все периоды действия и бездействия сотрудника в течение дня, с подробным описанием и указанием точного времени.

Форма ручного хронометража дня

Может присутствовать ранжирование по видам работ, если оно согласовано заранее. Завершается отчет сведениями о факте проведения исследования (дата, ответственное за мониторинг лицо, уведомление об ознакомлении и подписи сотрудников). Это лишь общие принципы построения данного отчета, поскольку в каждой конкретной организации бланки могут отличаться; при самоконтроле форма отчета может быть значительно проще. Просмотреть подобные бланки можно, посетив один из источников.

В автоматическом режиме спектр отчетов, получаемых на основе мониторинга деятельности сотрудников, очень разнообразен. Собранная статистика может быть представлена в виде графиков и диаграмм, а также выгружаться в общепринятых форматах для последующей печати. Отчеты автоматизированных систем учета точны и всесторонни; «всевидящее око» не пропустит ни секунды рабочего времени, не зафиксировав его для последующего анализа.

Так, Bitcop не только выводит хронометраж дня по каждому интересующему человеку, но и выполняет первичный анализ его продуктивности путем отнесения действий за ПК к продуктивным, непродуктивным и нейтральным. С наглядностью и удобством предоставляемой информации можно ознакомиться, изучив пример отчета с фотографией рабочего дня.

bitcop отчет хронометраж дня

Добавив сюда перечень запущенного ПО, посещенных веб-сайтов, введенных поисковых запросов и скриншотов экрана, которые фиксирует такая система, как Bitcop, можно получить представление о реальной деятельности сотрудника, несопоставимое по объективности, наглядности и детализации бланкам ручного наблюдения.

Фотография рабочего дня. Инструктаж для наблюдающих

Инструктаж и бизнес тренинги для наблюдающих консультантов всегда нужны, и это не зависит от их опытности и ранее проведенных проектов, так как ситуации в бизнесе, на производстве, продажах, отделах всегда отличаются.

Но в случае, когда компания делает фотографию рабочего времени своими наблюдателями, этому процессу необходимо уделить внимание. Это связано с тем, результаты всего процесса сильно зависит от квалификации наблюдателей и подготовительных мероприятий.

Если у сотрудника мал, или вовсе отсутствует опыт наблюдения, то важно, чтобы лучше наиболее важная часть наблюдений была проведена вместе с опытным наблюдателем. Наблюдатели должны отлично понимать классификацию (КРВ) рабочего времени и знать уровень детализации наблюдения. Наблюдатели также должны знать, что они не могут вмешиваться в работу сотрудника за которым ведется наблюдение, быть не заметными и избегать разговоров с ним и тем более комментировать его действия.

Результаты:

  • карта рабочего времени,
  • фотография рабочего времени,
  • оценено рабочее время сотрудника

Методы изучения затрат рабочего времени

Методы изучения затрат рабочего времени

Фотография рабочего дня

Схема Распределение времени

Форма записей наблюдений

Другой вариант для ведения учета рабочего времени здесь

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *