Что такое преамбула в письме
Перейти к содержимому

Что такое преамбула в письме

  • автор:

Что такое преамбула в письме

1. Преамбула (или вводная часть)

1. Наименование договора (договор купли — продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр.).

Точное название договора дает понять, какие он определяет правоотношения. Однако необходимо помнить, что сущность договора вытекает не из названия, а из его содержания. Но, если название отсутствует, договор сначала следует прочитать, чтобы понять, о чем он, а уж затем разбираться с ним по существу.

2. Дата подписания договора. Она включает число, месяц и год подписания. Со всеми этими реквизитами связано правильное установление момента заключения договора и окончания срока его действия, а значит, и определенные юридические последствия.

3. Место подписания договора (город или населенный пункт).

Указание на место совершения сделки — не простая формальность, оно имеет иногда большое юридическое значение. По законодательству того места, где совершается сделка, определяются: а) правоспособность и дееспособность лиц, заключивших сделку, б) форма сделки, в) обязательства, возникшие из сделки (правда, в последнем случае стороны в договоре могут предусмотреть иное положение — ст. 432 ГК РФ).

4. Полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в реестре государственной регистрации, а также сокращенное название сторон по договору («Заказчик», «Покупатель», «Арендатор» и пр.).

5. Должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.

3. Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества: экономия времени отправителя и адресата; гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути; гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение. 2. Преамбула. 3. Основной текст. 4. Заключение. 5. Подпись. 6. Приложения. Дадим краткую характеристику каждому элементу.

Обращение. Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов». Запомните, обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Преамбула. Первый абзац письма, в котором изложены причина, побудившая Вас его написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Основной текст. Далее в двух – четырех абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Заключение. Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Приложения. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

4. Требования к оформлению деловых писем

Помимо структуры еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты: 1. Дата. 2. Номер. 3. Ссылка на дату и номер полученного письма. 4. Адресат. 5. Заголовок (отвечающий на вопрос о чем письмо? 6. Текст. 7. Отметка о наличии приложений. 8. Подпись. 9. Отметка об исполнителе.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему адресату будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Структура и оформление делового письма

Как уже отмечалось, деловые письма бывают одноаспектные и многоаспектные. В первом случае один аспект составляет содержание всего письма. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Структура делового письма

Стандартное деловое письмо имеет сложную структуру. Основными ее элементами являются следующие.

  • 1. Обращение. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста весьма значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру. Оно располагается в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Если письмо официальное, стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. В России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если партнер лично известен, то можно обратиться: «Уважаемый Иван Петрович», если незнаком – «Уважаемый господин Иванов». При этом в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя.
  • 2. Преамбула составляет первый абзац письма, в котором излагается его цель и причина его написания. В преамбуле должна быть выражена суть письма. Например: «Я пишу Вам с целью выразить свое неудовольствие качеством строительных блоков, которые Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причиненных нам убытков».
  • 3. Основной текст. В нем излагается сложившаяся ситуация, выражаются личные мысли и чувства по данному поводу и озвучивается просьба о конкретных действиях либо предлагается вариант разрешения вопроса. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что, например, в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать; что производимая продукция или выполняемые услуги являются лучшими; что просьбу необходимо выполнить и т.д. Основной текст письма по размеру занимает 2–3 абзаца. Например: «На протяжении последнего месяца, начиная с 3 августа текущего года, 15–18% от каждой партии ваших строительных блоков составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованных блоков составляют порядка 5 млн руб. Мы сотрудничаем с ООО “Строитель” на протяжении уже 5 лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованных блоков».
  • 4. Заключение представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Заключение необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Например: «Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдет в привычное русло».
  • 5. Подпись. Деловое письмо завершается подписью (указывается должность и ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Кроме этого возможны варианты типа: «Искренне Ваш», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Так, письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке. Недопустим вариант, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем.
  • 6. Постскриптум (P.S.) – это приписка в конце письма после подписи. Она довольно редко используется в деловой переписке и служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. Например: «P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии блоков, поступившей 4 часа назад, возрос до 20%!».
  • 7. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма. Но часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Оформление делового письма

Помимо структуры, важной составляющей делового письма является его правильное оформление. Максимальный объем делового письма (в зависимости от шапки бланка) составляет – 2–2,5 листа. Причем оно пишется строго по одному вопросу или группе родственных, связанных между собой. Но нельзя объединять разнородные вопросы. Если нужно обратиться в одну организацию по нескольким вопросам, например: поставка, финансирование, кадровые вопросы и т.д., то в этом случае необходимо отправить несколько писем.

При оформлении делового письма следует иметь в виду, что судьба просьбы или предложения во многом зависит не только от того, что написано в письме, но и от того, как оно написано. Ведь уже при первом взгляде на текст у получателя письма складывается определенное представление об авторе и о том, насколько серьезно следует отнестись к деловому письму. Все письма, конечно, разные по своему содержанию, но основные правила написания деловых писем едины для всех. Остановимся на них подробнее.

  • 1. Деловое письмо оформляют на специальном фирменном бланке компании, в верхней части которого должна содержаться информация:
    • • название организации;
    • • почтовый адрес;
    • • телефон, факс, e-mail и web-сайт.

    Эта информация необходима для того, чтобы адресат после прочтения смог бы быстро найти контакты для ответа или связаться с отправителем.

    • 2. Поля делового письма – отступ слева 3 см необходим, чтобы письмо можно было подшить в скоросшиватель, отступ справа – 1,5 см. Если составляется текст на компьютере, то используется стандартная форма страницы редактора Microsoft Word.
    • 3. Размер шрифта должен быть одинаковым во всем тексте делового письма. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12 размером (кеглем). Но если известно, что у адресата плохое зрение, надо проявить заботу и увеличить размер шрифта.
    • 4. Если объем письма превышает две страницы, то необходимо в нижних правых углах листов произвести нумерацию.
    • 5. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма. Это делается для того, чтобы можно было отследить дальнейшее продвижение письма, а при необходимости быстро найти запись в журнале исходящей документации.

    Получатель регистрирует письмо, присваивая ему входящий номер и обозначая дату получения. Если письмо доставлено курьером, то дата и входящий номер фиксируется также и на копии письма. Это позволяет юридически грамотно зафиксировать факт получения письма. И еще одно замечание: необходимо писать аккуратно и на языке, понятном адресату. И тогда он во всяком случае не будет иметь против отправителя письма никаких предубеждений.

    Преамбула

    Преамбула

    Преамбула. Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

    Слайд 7 из презентации «Оформление делового письма». Размер архива с презентацией 440 КБ.

    Письмо

    краткое содержание других презентаций

    «Эпистолярный жанр письма» — Сведения. Письмо. Урок письма. План личного письма. Инициалы. Почтовые правила оформления адреса. Правила письма. Сопроводительное письмо. Эпистолярный жанр. Навыки правильного написания.

    «Письменное сообщение» — Старая шерсть. Люди. Письмо. Каким образом чаще всего общаются люди. Письма близким. Дядя Фёдор. Это почтальон Печкин. Общение. Печка. Реакция родителей. Красивые письма. Виды письменных сообщений. Свой дом. Выражения. С какой целью люди пишут письма. Отрывок из мультфильма. Адресаты.

    «Учимся писать письма» — Слово. Не умею писать писем. Знакомить с примерами эпистолярного жанра. Эпистолярный жанр. Виды писем. Письмо. Самостоятельная работа. Из истории письма. Из каких частей состоит письмо. Смотр художественной самодеятельности. Взгляды человека. Японские иероглифы. Учимся писать письма. Иероглифы. Идеографическое письмо. Напиши письмо другу. Стилевые особенности личного письма. Замечания. Эволюция. Словарная работа.

    «Виды писем» — Письмо-предложение. Структура письма-запроса. Работа над основным содержанием. Заключение — вежливая подпись. Написание и редактирование делового письма. Отказ. Рекламация. Заголовок. Письмо-претензия. Отказ в претензии. Информационное письмо. Потребитель. Фразы. Циркулярные письма. Гарантийное письмо. «Шапка» делового письма. Бланк делового письма. Образец оферты. Виды писем. Письмо-подтверждение.

    «Виды деловых писем» — Пример оформления письма-ответа на жалобу. СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. Ответ в форме отказа. ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ — деловое письмо, цель которого — заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

    «Оформление делового письма» — Постскриптум. Информационное письмо. Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами. Письмо-ответ. Основной текст. Деловая переписка. Шапка письма. Отказ от формы ответа. Преамбула. Заключение. Виды деловой переписки. Обращение. Нумерация листов для писем. Приложения. Сопроводительное письмо. Этические нормы деловой переписки. Информация об исполнителе. Структура делового письма. Виды деловых писем.

    Всего в разделе «Письмо» 8 презентаций

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *