Электронные трудовые книжки что делать кадровику
Перейти к содержимому

Электронные трудовые книжки что делать кадровику

  • автор:

Как перейти на электронные трудовые книжки: порядок оформления для кадровика

В статье разберемся:
— как оформить трудовые книжки в электронном виде
— какие сведения содержаться в электронной трудовой книжке
— как перейти на электронные трудовые книжки

Кадровое дело

С 2020 года Россия перешла на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ведение электронных книжек обязательно для работодателя. Согласно изменениям в законодательстве, работодатели обязаны оформлять и хранить трудовую историю сотрудников в электронном виде.

Электронная трудовая книжка — это новый формат документа, который постепенно заменит бумажные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году, а сегодня ведение электронных книжек обязательно для работодателя.

Все работодатели в России обязаны вести трудовые книжки всех сотрудников в электронном формате. Даже если работники захотят использовать бумажные трудовые книжки, работодатель должен вести трудовые книжки в двух форматах: бумажном и электронном

Электронная трудовая книжка 2023: достоинства

Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ перед бумажной версией.

  • ЭТК позволяет сократить время на оформление и ведение книжки, ускорить процесс передачи данных работодателю и ПФР.
  • Электронная версия гарантирует более точную и своевременную информацию о трудовой деятельности работника.
  • Такая книжка более удобна для хранения и переноса, а также защищена от утери или повреждения.

Бумажные трудовые книжки сохраняются, но в 2023 для них появились новые формы. У нас есть подробная статья про изменения в бумажных трудовых книжках

Сведения в электронной трудовой книжке (ЭТК)

В ЭТК в 2023 вносятся все сведения о трудовой деятельности работника:

  • информация о работнике
  • даты приема и увольнения
  • информация о переводе на другую работу
  • данные о приостановлении и возобновлении трудового договора
  • место работы, в том числе наименование работодателя и сведения об изменении его наименования
  • информация о должности, профессии, специальности, квалификации и структурном подразделении
  • данные о виде поручаемой работы и код выполняемой функции
  • основание кадрового мероприятия, такое как дата, номер и вид документа
  • причины прекращения трудового договора.

Как перейти на электронные трудовые книжки

В настоящее время работники могут выбрать, перейти на электронную трудовую книжку или продолжать использовать бумажную. Переход к электронному формату о трудовой деятельности добровольный (для работника!). Однако если сотрудник впервые устроится на работу с 2021 года, у него нет возможности иметь бумажную трудовую книжку. У таких работников записи изначально ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Как оформить электронную трудовую книжку в разных ситуациях

  • Если работник писал заявление о желании оставить бумажный вариант трудовой книжки, то работодатель обязан вести трудовую книжку в 2 форматах: бумажном и электронном
  • Если сотрудник отказался от бумажной книжки, то оформление электронной осуществляется по алгоритму:

1) Работник подает заявление на переход на ЭТК

Работник имеет право заявить о своем желании в произвольной форме. Данный документ необходимо составить от имени работника и направить его руководителю организации. В нем следует указать дату, с которой начинается использование электронной трудовой книжки вместо бумажного документа.

2) Кадровик должен сформировать отчет по форме СЗВ-ТД и передать в ПФР

3) Кадровик ставит отметку в бумажной трудовой книжке:

«Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)»

4) Выдать бумажную версию книжки сотруднику и сделать запись:

«Выдана на руки на основании заявления (Ф.И.О) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ». Обязательна подпись сотрудника

  • Если нужно принять сотрудника с электронной трудовой книжкой:
  1. Сотрудник должен предоставить сведения о его трудовой деятельности в виде справки СТД-Р. Ее можно получить у предыдущего работодателя в день увольнения.
  1. Кадровик создает данные о новом работнике и передает их в ПФР. Сообщение о принятии гражданина на работу необходимо представить в форме отчета СЗВ-ТД
  • Если сотрудник устраивается на работу впервые:

Людям, которые получают работу впервые, сразу выдают ЭТК, они не могут требовать одновременного ведения трудовой книжки в бумажном формате. Информация о приеме на работу и отчет СЗВ-ТД передается в местное отделение ПФР.

Штрафы

Если работодатель не перешел на ведение ЭТК и продолжает вести бумажные трудовые книжки, не предоставляя сведения о новых сотрудниках в ПФР, ему грозит штраф.

  • до 5000 рублей для ИП и малых предприятий
  • до 50 000 рублей для средних и крупных компаний.
  • Если отчет СЗВ-ТД сдан не вовремя или с ошибками штраф составляет от 300 до 500 рублей для директора или ответственного сотрудника.

Обучение кадровых сотрудников

Единый Всероссийский Институт ДПО поможет вам в кратчайшие сроки обучить нового работника. В институте есть более 20 онлайн программ для обучения кадровых специалистов

По окончанию обучения вы получите документ, подтверждающий вашу квалификацию

Итоги

  • Переход на электронные трудовые книжки – это необходимость, которая будет облегчать процедуры связанные с трудовыми отношениями для работников и работодателей.
  • Электронная трудовая книжка обязательна для всех работников
  • Важно знать, как оформить ЭТК и какие данные должны быть в ней указаны.
  • Следует помнить о том, что несоблюдение правил перехода на ЭТК и формы электронной трудовой книжки может повлечь за собой штрафы.

Электронная трудовая книжка или бумажная: что делать, если работник до сих пор не определился

С 2020 года работники решают, важна ли им электронная трудовая книжка, нужна ли бумажная. В свою очередь с 1 января 2021 года кадровики гарантируют либо ведение бумажной и электронной трудовой книжки одновременно, либо – только ее электронного варианта (ст.ст. 66 и 66.1 ТК РФ).

Каждый работодатель до 1 ноября 2020 года уведомил сотрудников, что до конца 2020 года они вправе определиться, какая лучше трудовая: электронная или бумажная (ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, ПП РФ № 887). Однако, до сих пор многие работники так и не подали свои заявления, а компании опасаются штрафов. В итоге, в новом 2022 году действуют электронная трудовая и бумажная одновременно. Кадровику же приходится решать:

  • заявление о способе ведения трудовой книжки – это обязанность или право сотрудника?
  • грозит ли ответственность, если этого документа нет?
  • нужно ли требовать заявление в 2022 году?
  • можно ли перейти с электронной трудовой на бумажную, и наоборот?
  • бумажная или электронная трудовая книжка – заявление: как составить верно?

Нюансы работы с электронными трудовыми и сложные вопросы, которые возникают на практике, разобрали на нашем курсе . Также узнаете, как избежать ошибок в отчетных формах.

Как работать с электронными трудовыми книжками

Как работать с электронными трудовыми книжками

Компании и ИП работают с электронными ТК с начала 2021 года. Переход сказался на порядке кадрового учёта. Расскажем, как вести электронные трудовые и где получить сведения о рабочем стаже.

Принцип работы электронной трудовой книжки

В законе нет официального определения для цифровых ТК. Не существует отдельного цифрового документа, который пришёл на замену стандартной книжке. То, что называют электронной трудовой книжкой — скорее, процесс.

Теперь учёт работает так:

  • работодатель передаёт сведения в Социальный фонд;
  • сотрудники фонда отмечают данные в своей системе.

После этого вся информация о трудовом стаже сотрудников хранится в базе Соцфонда. Он может по запросу предоставить сведения в специальной справке. Её и можно считать электронной трудовой книжкой.

Переход на ведение сведений в цифровом виде регламентировался законом №439-ФЗ. Все работодатели должны были сделать это до начала 2021 года. Сотрудники же могли выбрать, как они хотят вести свои трудовые книжки дальше — стандартно на бумаге или электронно.

Тем, кто впервые устраивался на работу после января 2021-го и продолжает это делать теперь, такого выбора не дают. Их книжки по умолчанию будут вести в цифровом виде.

Преимущества электронных ТК

Ведение электронных трудовых книжек не обязывает работодателей к дополнительной рутине. Их задача — вовремя отчитываться Соцфонду. Специфического порядка здесь нет.

Работать с электронной трудовой книжкой во многом удобнее, чем со стандартной бумажной:

  1. Так как работодателю не нужно вести специальный документ, у него становится меньше бумажной работы.
  2. Хранение сведений в базе Соцфонда исключает утерю данных из-за чрезвычайных обстоятельств, например, при потопе или пожаре.
  3. Если случится ЧП, работодатель быстрее восстановит документы по данным от фонда.

Кроме того, цифровые книжки не требуют специального учёта на предприятии. Для работы с ними не нужен специальный журнал. Все обязательства по хранению данных и сверке сведений ложатся на плечи Соцфонда

Всё, что нужно сделать работодателю — зафиксировать переход сотрудника с бумажного формата ТК на электронный в его старой книжке.

Что делать со старой трудовой книжкой

Если сотрудники устраивались на работу до перехода на электронный формат и не подали руководству заявление о выборе цифровой ТК, их бумажные трудовые ведут в привычном формате. Закон не отнимает у работников их право выбрать вид трудовой книжки.

В этих случаях работодатели по-прежнему ведут стандартные ТК, но параллельно отчитываются Соцфонду. Электронные книжки официально ведутся для всех сотрудников.

Что делать, когда работник захотел оформить другую книжку? Отталкиваться от обстоятельств:

  1. Если сотрудник вел бумажную и захотел электронную, ему нужно подать заявление руководству.
  2. Если работник уже перешел на цифровой формат, вернуть бумажную ТК не получится.
  3. Если человек устраивается на работу после 2021-го года, у него нет выбора — ему будут вести электронную книжку.

Переход на цифровой вид не означает, что можно спокойно выбросить старую книжку. Она пригодится при оформлении на новой работе. Из неё руководство получит все сведения о трудовом стаже до переход на новый формат.

Оформляя трудовой договор с новым сотрудником, руководству стоит внимательно изучить сведения в его бумажной трудовой:

Есть ли в книжке запись о выборе электронной ТК? Что делать работодателю
Нет Дальше вести бумажный документ
Да Отдать бумажную версию работнику и передавать данные Соцфонду

Как оформить ЭТК

Человек может выбрать работу с электронной трудовой книжкой вместо бумажной в любой момент. Алгоритм действий при этом такой: работник подаёт руководству заявление о переходе на ЭТК; в бумажной книжке делают запись о выборе электронной книжки; сотрудник и руководитель расписываются в бумажной ТК; документ отдают сотруднику.

Сделать запись о выборе цифровой книжки можно так:

Пример записи о выдаче трудовой на руки сотруднику

Пример записи о выдаче трудовой на руки сотруднику

Факт передачи сотруднику бумажной книжки также отражают в книге учёта.

Когда человек получит книжку на руки, вся ответственность за её сохранность ложится на него. Работодатель за это больше не отвечает.

Как передавать Социальному фонду сведения о сотрудниках

Все данные о трудовом стаже и любых кадровых событиях работодатели передают вместе с отчётностью. Раньше для этой цели подавали СЗВ-ТД. После объединения Пенсионного и Социального фондов в одно учреждение прежнюю форму отменили. Теперь по данным о сотрудниках отчитываются в ЕФС-1.

Формат подачи документа зависит от количества людей в штате:

  • если у компании или ИП числится не больше 10 человек, можно отчитаться в бумажном или электронном виде, на своё усмотрение;
  • при наличии 11 и больше сотрудников форма подаётся только в цифровом виде.

Заполнять каждый раз весь документ не нужно. Можно подавать отдельные разделы с теми данными, которые нужно сообщить.

Сроки сдачи ЕФС-1 следующие:

Характер кадрового события Дедлайн для сдачи отчёта
Приём/увольнение, заключение/окончание ГПХ-договора Следующий рабочий день после издания приказа о приёме/увольнении или после заключения/расторжения ГПХ-договора
Смена должности, оформление электронной ТК, переименование компании, судебный запрет занимать какую-то должность и т.д. 25 число следующего месяца

Если кадровых событий в текущем месяце нет, сдавать форму не нужно.

Посмотрим на примере. Сотрудник подал руководству заявление о переходе на ЭТК. Работодатель подаёт ЕФС-1. В отчёте заполняет:

  • Титульный лист;
  • подразделы 1 и 1.1 Первого раздела.

Титульный лист содержит поля для информации о работодателе:

  • регистрационный номер в Социальном фонде;
  • название компании, полное и сокращённое, или ФИО предпринимателя;
  • ИНН;
  • КПП;
  • код деятельности по ОКВЭД;
  • ОГРН или ОГРНИП;
  • контактный телефонный номер. Заполняется без знаков препинания и пустых ячеек между цифрами;
  • электронная почта.

Подраздел 1 Первого раздела включает сведения о сотруднике, по которому отчитываются:

  • ФИО;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • дата рождения;
  • код статуса. Например, гражданин России — ГРН, иностранец на ПМЖ без гражданства — ПЖИГ, временно находящиеся в стране высококвалифицированные специалисты — ВКС;
  • код гражданства. Для россиян проставляют код 643. Если у человека нет гражданства, указывается код 000.

В подразделе 1.1 передают информацию о трудовой деятельности застрахованного лица. Очень похоже на то, как заполняли предыдущий СЗВ-ТД, но немного иначе.

В этом подразделе указаны два варианта:

  1. Подано заявление о продолжении ведения ТК.
  2. Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Так как нужно отчитаться о втором, при заполнении формы выбирают этот вариант. Галочки ставить не нужно — напротив выбранной строки пишут дату, когда работник подал заявление.

Форма отчёта регламентирована постановлением Правления ПФР № 245п. В документе можно подробнее прочитать о порядке заполнения ЕФС-1 при каждом из возможных кадровых событий.

Пропустить сроки подачи отчёта или не предоставить его в фонд совсем — это нарушение. Об этом обязательно сообщат Трудовой инспекции. За нарушение порядка подачи сведений о страховом стаже должностных лиц штрафуют на 300-500 рублей в соответствии со статьёй 15.33.2 КоАП РФ%20%D0%B2%20%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D1%8B%20%D0%9F%D0%B5%D0%BD%D1%81%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE%20%D1%84%D0%BE%D0%BD%D0%B4%D0%B0 «статьёй 15.33.2 КоАП РФ»). Если они продолжат нарушать закон, инспекторы могут приехать для личной проверки.

Как сотруднику получить информацию о своём стаже

Есть несколько вариантов:

  1. Подать запрос в Социальный фонд или обратиться в многофункциональный центр. Там человек получит форму СТД-ПФР. МФЦ выдают её на бумаге. Фонд же может направить документ в электронном виде или выдать бумажный на выбор.
  2. Сформировать документ в личном кабинете на Госуслугах. Для этого нужно войти в учётную запись и подать запрос. В ответ он получит электронный документ с усиленной КЭП от фонда.

Кроме того, данные можно получить у прежнего работодателя. При увольнении сотрудникам выдают справку о трудовой деятельности — СТД-Р. Если он работал с электронной трудовой книжкой, то сможет выбрать формат документа — цифровой или бумажный. Если бывший работник не пришёл, чтобы лично забрать справку, работодателю нужно направить документ по почте письмом с описью.

Справку СТД-Р также можно запросить у текущего работодателя.

Полезно запомнить

  1. Закон обязал работодателей перейти на электронный формат ТК.
  2. Сотрудников при этом к новому порядку не принуждали — они могли выбрать, с какой трудовой книжкой будут работать.
  3. Если человек хочет перейти с бумажной версии на цифровую, он может сделать это в любой момент. Достаточно подать заявление руководству.
  4. Работодателю не нужно вести учёт ЭТК. Его задача — отчитываться о кадровых событиях в Социальный фонд. Хранением и учётом сведений о страховом стаже работников занимаются они.

Как работать с электронными трудовыми книжками

Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

Что такое электронная трудовая книжка

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.

Какую трудовую книжку заводить в 2022 году при приеме на работу

При приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

  1. Человек впервые устраивается на работу.
  2. Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам по-прежнему придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

  1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
  2. В тот же день или в ближайший рабочий подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
  3. В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

  1. Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
  2. Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР.

Сотрудник может сам запросить справку напрямую в ПФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Кто должен заводить электронные трудовые книжки с 2022 года

В 2022 году все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Никаких исключений нет, даже если работники хотят продолжить вести бумажные трудовые. Это их законное право, которое никак не отменяет обязанность работодателя подавать сведения в ПФР.

Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

Как перейти на электронные трудовые книжки

У всех, кто работал в 2020, 2021 или 2022 году, уже есть электронная трудовая книжка. Перейти на ЭТК нужно только двум категориям сотрудников:

  • после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
  • до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.

У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.

Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:

  1. Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
  2. Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
  3. Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
  4. Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.

Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.

Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее самостоятельно.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку: образец

Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.

Пример записи о переходе в бумажной трудовой

Название графы Что писать
Графа 1 «№ записи» Порядковый номер записи
Графа 2 «Дата» Дата выдачи трудовой книжки на руки
Графа 3 «Сведения о работе» «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»
Графа 4 «Наименование, дата и номер документа. » Дата подачи заявления

Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе на электронный формат трудовой.

В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.

Как вносить сведения в электронную трудовую

Все изменения в штате надо отражать в форме СЗВ-ТД, которую ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. Если с человеком заключен договор ГПХ, сдавать форму не нужно.

Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в форму:

  • информацию о компании или ИП, где работает сотрудник;
  • информацию о работнике: Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС, должность;
  • сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении;
  • информацию о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать форму надо каждый раз, когда:

  • сотрудника приняли на работу;
  • уволили;
  • перевели на другую должность;
  • присвоили новую квалификацию или специальность;
  • сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.

СЗВ-ТД: пример заполнения

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

  • если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня;
  • в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.

Форма утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 10 человек, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если больше 10 — только в электронном.

Как назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек

Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в ПФР форму СЗВ-ТД. Ответственным может быть только один сотрудник.

Как назначить ответственного:

  1. Внести изменения в должностную инструкцию для сотрудника.
  2. Издать приказ о назначении ответственного и ознакомить с ним сотрудника.

Приказ о назначении ответственного составляют в произвольной форме. В документе указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили ответственным. За образец можно взять приказ о назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.

Как работник получит сведения о стаже

Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.

Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в пенсионном фонде.

У работодателя. Чтобы узнать трудовой стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления. Справка может быть бумажной и электронной.

Если сотрудник хочет узнать страховой стаж, он может запросить у работодателя форму СЗВ-СТАЖ. В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку или СТД-Р, а также форму СЗВ-СТАЖ независимо от того, попросил сотрудник документ или нет.

На Госуслугах. Трудовой стаж можно узнать из формы СТД-ПФР. Для этого нужно в мобильном приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки». В отличие от СТД-Р, в выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.

Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.

В пенсионном фонде. Трудовой стаж можно узнать из личного кабинета на сайте ПФР. Там выбрать раздел «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».

Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.

Первая страница выписки из ПФР о состоянии индивидуального лицевого счета

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Плюсы для работодателя:

Сокращается объем бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.

При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе будут храниться в общей базе пенсионного фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

  • уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
  • начать сдавать форму СЗВ-ТД;
  • внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если в 2022 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:

  • для ИП — до 5000 ₽;
  • для малых предприятий — до 5000 ₽;
  • для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

Что важно запомнить

  1. В 2022 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
  2. Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать форму СЗВ-ТД.
  3. Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую СЗВ-ТД или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *