Как задать в excel выбор ввода в ячейку из списка
Перейти к содержимому

Как задать в excel выбор ввода в ячейку из списка

  • автор:

Как удалить выпадающий список в Excel за 4 шага

Выпадающие списки в Excel полезны для сбора выборочной информации от пользователей электронных таблиц. Некоторые владельцы документов могут захотеть удалить выпадающие списки, чтобы собрать больше вариативных ответов. Понимание того, как удалить выпадающий список в Excel, поможет вам получить доступ к более разнообразным данным.

В этой статье мы обсудим, как удалить выпадающий список в Excel и почему это может быть полезно сделать.

Что такое выпадающий список в Excel?

Выпадающий список в Excel — это список, содержащий предопределенные варианты выбора, которые назначает владелец документа. Вы можете создавать выпадающие списки, содержащие диапазон дат, чисел, текста или список элементов. Выпадающие списки помогают пользователям сэкономить время и обеспечить соответствие всех вводимых данных заданным характеристикам.

Почему полезно удалять выпадающий список в Excel

Убрать выпадающий список в Excel полезно, когда вы хотите предоставить пользователям документа больше свободы при вводе данных. Когда вы впервые создаете выпадающий список, вы можете попытаться поместить в него как можно больше соответствующих вариантов выбора. Пользователи могут захотеть более гибко вводить нужные им варианты или ответы без ограничений вашего выбора. Вы можете удалить выпадающий список, чтобы собрать более разнообразные ответы пользователей.

Как удалить выпадающий список в Excel

Ниже приведен список шагов по удалению выпадающего списка в Excel:

1. Щелкните по ячейке, содержащей выпадающий список

Наведите курсор на соответствующую ячейку и нажмите левую кнопку мыши. Вы также можете выбрать несколько ячеек, содержащих разные раскрывающиеся списки. Начните с щелчка на ячейке в самом верхнем левом месте вашего диапазона ячеек. Удерживая левую кнопку мыши, вы можете перетащить курсор вниз и вправо от всех остальных ячеек, содержащих выпадающие списки, которые вам больше не нужны. Вы также можете выбрать несмежные ячейки, щелкнув на первой интересующей вас ячейке, нажав кнопку Ctrl и щелкните на всех дополнительных ячейках.

Если вы предпочитаете указывать ячейку или диапазон ячеек, вы можете щелкнуть кнопку Окно имени в левом верхнем углу вашей таблицы Excel. Ячейка с именем находится непосредственно под лентой вашей электронной таблицы. Нажмите на кнопку поле Имя и введите название ячейки. Вы также можете ввести имя диапазона ячеек для строки, столбца или большей области. Если вы решили задать диапазон ячеек, не забудьте разделить начало и конец диапазона двоеточием.

2. Перейдите в раздел Навигация по данным экран

Выбрав ячейку или ячейки, содержащие раскрывающиеся списки, вы можете перейти к пункту Навигация по данным экран. Сначала нажмите на кнопку Данные вкладки в ленте Excel. Найдите раздел с меткой Инструменты данных. Она находится между разделами с ярлыками Сортировать & Фильтр и Контур. Щелкните на кнопке с надписью Навигация по данным открыть соответствующий экран.

3. Выберите вкладку Очистить все вариант

Внутри Навигация по данным на экране, вы можете оставаться в пределах Настройки вкладка. Найдите ячейку Очистить все кнопка в левом нижнем углу. Нажмите на нее и выберите OK в правом нижнем углу, чтобы сохранить изменения.

4. Подтвердите, что действие удалило выпадающие списки

Как только вы выберете OK, вы можете посмотреть на одну из выбранных ячеек, чтобы подтвердить, что вышеуказанный шаг удалил выпадающий список. В ячейке может остаться одно из слов из предыдущего выпадающего списка, но вы можете заметить, что стрелка для выпадающего меню исчезла. В этот момент вы и другие пользователи можете вводить любой текст без ограничений, накладываемых раскрывающимися меню.

Как удалить элементы из раскрывающегося списка в Excel

Вместо удаления всего выпадающего списка вы можете удалить один или несколько элементов из списка. Вот список шагов, как удалить отдельные элементы из раскрывающегося списка в Excel:

1. Нажмите на ячейку, содержащую выпадающий список

Щелкните на отдельной ячейке, содержащей выпадающий список, который вы хотите отредактировать. Вы можете нажать на несколько ячеек, если все они содержат одинаковые раскрывающиеся списки. Если ваши ячейки содержат выпадающие списки с различной информацией, вы можете щелкнуть по одной ячейке за раз.

2. Перейдите на Навигация по данным экран.

Нажмите на Данные вкладку на ленте Excel. Найдите кнопку Инструменты данных раздел. Затем нажмите на кнопку Навигация по данным кнопка.

3. Редактирование Источник

Остаться на Настройки на вкладке Навигация по данным диалоговое окно. Найдите раздел, в котором говорится Источник. Отредактируйте диапазон ячеек, который отображается в раскрывающемся меню. Вы также можете удалить элементы из списка, стерев текст и соответствующую запятую. Выберите OK сохранить изменения.

Как позволить пользователям вводить больше данных в раскрывающийся список Excel

Если вы не хотите удалять весь выпадающий список, но хотите позволить пользователям вводить больше данных в выпадающий список Excel, вот список того, как это сделать:

  1. Щелкните по ячейке, содержащей выпадающее меню.
  2. Нажмите на кнопку Данные вкладка.
  3. Нажмите на Валидация данных кнопку.
  4. Нажмите на Предупреждение об ошибках на вкладке Валидация данных диалоговое окно.
  5. Снимите флажок, который гласит Показать ошибку после ввода недостоверных данных чтобы позволить пользователям вводить данные, отличные от тех, которые являются частью созданного вами выпадающего меню.

Ключевые слова:

  • indeed.com

Excel. Использование раскрывающегося списка для ограничения допустимых записей

Для сокращения числа неточностей при вводе данных я часто использую списки, основанные на диапазоне ячеек. Рассмотрим применение этого инструмента на примере ведения табеля.

Для начала на отдельном листе (это не обязательно) разместим список допустимых значений в одном столбце или одной строке (рис. 1а); см. также Excel-файл, лист «Список».

Рис. 1. Список фамилия: (а) в произвольном порядке; (б) в алфавитном порядке.

Скачать в формате Word, примеры в формате Excel

Этот перечень фамилий будет появляться в раскрывающемся списке в том порядке, в котором они расположены в этом столбце. Понятно, что для удобства поиска их лучше отсортировать по алфавиту (рис. 1б).

Присвоим нашему списку имя диапазона. Для этого выделим диапазон; в нашем случае это область А2:А21 и введем имя диапазона, как показано на рис. 2; в нашем случае – это «фамилии»:

Рис. 2. Присвоение диапазону имени

Выберем область, в которой будем вводить фамилии (см. Excel-файл, лист «Ввод»). В нашем примере – А2:А32 (рис. 3). Перейдем на вкладку Данные, группу Работа с данными, выберем команду Проверка данных:

Рис. 3. Проверка данных

В диалоговом окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку Параметры (рис. 4). В поле «Тип данных» выберем «Список». В поле «Источник» укажем: (а) область ячеек, в которых хранится список; этот вариант подходит в том случае, если список расположен на том же листе Excel; (б) имя диапазона; этот вариант может использоваться как в том случае, когда список расположен на том же листе Excel, так и в том случае, если список расположен на другом листе Excel (как в нашем случае). В обоих случаях следует убедиться, что перед ссылкой или именем стоит знак равенства (=).

Рис. 4. Выбор источника данных для списка: (а) на том же листе; (б) на любом листе

И еще о двух опциях на вкладке «Параметры»:

  • Игнорировать пустые ячейки. Если галочка установлена, Excel позволит оставить ячейку пустой. Если галочка снята, то из ячейки можно выйти только после выбора одной из фамилий списка. Особенность опции заключается в том, что перемещаться между ячейками (например клавишей Ввод или стрелками вверх / вниз) Excel позволит, а вот начать набор, потом стереть все символы и перейти в другую ячейку нельзя.
  • Список допустимых ячеек. Если галочки нет, то, когда вы установите курсор в ячейку для ввода, значок списка не появится рядом с ячейкой, и соответственно выбрать из списка не получится. Хотя все остальные свойства работы со списком будут действовать, и Excel не позволит вам ввести произвольное значение в ячейку.

Перейдем в окне «Проверка вводимых значений» на вкладку «Сообщения для ввода». Поставим галочку в поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей». Введем в соответствующие поля заголовок и текст сообщения (рис. 5). В последующем, когда пользователь встанет на одну из ячеек области ввода (в примере на рис. 5 – в ячейку А6), отобразится созданное нами сообщение.

Рис. 5. Установка Сообщения для ввода

В окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку «Сообщение об ошибке» (рис 6). Поставим галочку в поле «Выводить сообщение об ошибке». В поле «Вид», выберем тип сообщения. Введем заголовок и текст сообщения. Созданное нами сообщение будет появляться всякий раз, когда пользователь попытается ввести недопустимое значение.

Рис. 6. Установка Сообщения об ошибке

Допустимые типы сообщений об ошибке (рис. 7):

  • Останов – предотвращает ввод недопустимых данных; кнопка Повторить позволяет вернуться к вводу, кнопка Отмена очищает ячейку и позволяет начать ввод сначала или перейти к вводу в другие ячейки; по умолчанию выбрана кнопка Повторить.
  • Предупреждение – предупреждает о вводе недопустимых данных, но не запрещает такой ввод; кнопка Да позволяет принять недопустимый ввод; кнопка Нет позволяет продолжить набор (ранее набранное в ячейке значение становится доступным для редактирования); кнопка Отмена очищает ячейку и позволяет начать ввод сначала или перейти к вводу в другие ячейки; по умолчанию выбрана кнопка Нет.
  • Сообщение – уведомляет о вводе недопустимых данных; хотя и разрешает их ввести. Этот тип сообщения является самым гибким. При появлении информационного сообщения пользователь может нажать кнопку ОК, чтобы принять ввод недопустимых данных, либо нажать кнопку Отмена, чтобы отменить ввод; по умолчанию выбрана кнопка ОК.

Рис. 7. Выбор типа сообщения об ошибке

Некоторые замечания. 1. Если вы ввели в окне Сообщение вкладки Сообщение об ошибке слишком длинный текст, то окно сообщения об ошибке будет слишком широким (как на рис. 7); используйте перенос строки Shift + Enter в том месте сообщения, где вы хотите разделить строки (рис. 8).

Рис. 8. Окно сообщения об ошибке уменьшенной ширины

2. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Оставьте ширину ячеек для ввода достаточной, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка. В противном случае по первым буквам слова можно сделать неверный выбор.

3. Максимальное число записей в раскрывающемся списке ограничено, правда, не слишком сильно :), а именно числом 32 767.

4. Если вы не хотите чтобы пользователи редактировали список проверки, поместите его на отдельном листе, после чего скройте и защитите этот лист.

Блог про LibreOffice

Несколько минут своей увольнительной, которая приурочена к тому, что мне остается служить сто дней, хочу потратить на написание мини-урока по LibreOffice Calc.

По своей натуре я интроверт (и в какой то мере мизантроп) и зачастую предпочитаю чтение книг общению с людьми. Но армия такое место, где приходится пересекаться с сотнями людей. К сожалению, большинство из этих «людей» оказываются не очень хорошими, но и среди них встречаются весьма интересные личности. Одной из таких личностей является наш ротный компьютерщик Антон Помельников, который автоматизировал многие рутинные задачи и существенно облегчил нам жизнь (да и себе).
Одной из обязанностей дежурного по роте является знание точного наличия и расхода личного состава, т. е. нужно знать сколько людей находится в роте, сколько болеет, ушли в увольнении и т. д. С этой целью ведется развернутая строевая записка. Благодаря Антону мы теперь заполняем её за считанные минуты и без ошибок.

Наша реализация строевой записки включает в себя много интересных приемов, но их я опишу в других статьях. В этой же статье покажу один небольшой трюк.

В строевой записке рядом с фамилией указывается причина отсутствия, которых не так много (наряд рота, кпп, ктп, увольнение, командировка или по причине болезни). Чтобы не вводить эти данные каждый раз, мы используем выпадающий список.

Данный трюк реализовывается очень легко.

1. Сначала создаем список причин отсутствия (на скриншоте он справа), который размещается за областью печати или вообще на другом листе.

2. В основной таблице (где мы хотим сделать выпадающий список) выбираем все ячейки столбца и переходим во вкладку «Данные» → «Проверка».

3. В появившемся меню выбираем следующие параметры:

  • Разрешить — выставляем параметр « Диапазон ячеек »;
  • Источник — указываем в нем диапазон ячеек списка, который был сделан в первом пункте;
  • Остальные параметры устанавливаем по своему усмотрению.

Теперь рядом с ячейкой со списком появляется значок со стрелочкой.

P.S. В M$ Excel все реализуется аналогичным образом, только в меню проверки данных выбирается значение «Список», а не «Диапазон ячеек».

Выпадающие списки

Excel обладает очень неплохим инструментом для проверки введенных данных. В их число входит создание выпадающего списка. В этом случае в одной ячейке может содержаться несколько значений, организованных в виде списка

Предназначен такой список не только для удобства ввода, но и для контроля вводимых в ячейку данных. Создав такой список можно настроить его так, чтобы пользователь имел возможность вводить в ячейку только значения из списка (такие настройки используются по умолчанию) или использовал список, но мог так же ввести любое значение не из списка.

Создание списков
Необходимо выбрать ячейку(или сразу несколько ячеек), в которую необходимо поместить этот список. В меню выбираем Данные (Data)Проверка данных (Data Validation) . Переходим на вкладку Параметры (Settings) и в выпадающем списке Тип данных (Allow) выбираем Список (List) .
Поле Источник (Source) : предназначено как раз для ввода значений, из которых будет состоять выпадающий список. Варианты указания значений:

  • Вариант 1
    Ввести список значений вручную (значения в этом случае необходимо заносить через «точку-с-запятой» для русской локализации и через запятую для английской).
    Параметры списка
  • Вариант 2
    Указание в качестве источника обычной ссылки на диапазон ячеек
    При использовании обычного диапазона в поле Источник (Source) просто указываем диапазон ячеек со значениями (A1:A10). Для этого ставим курсор мыши в это поле и затем выделяем необходимый диапазон со значениями. Перед адресом диапазона Excel сам поставит знак равно: =$A$1:$A$10
    Параметры списка
    Недостаток данного метода: нельзя применять ссылки на другие листы и книги. Список будет работать только в случае, если ячейки расположены на том же листе, что и сам список. Что порой не очень удобно, поэтому чаще используется Вариант 3.
  • Вариант 3
    Указание в качестве источника именованного диапазона
    При использовании именованного диапазона необходимо сначала его создать: Создание именованных диапазонов. Предположим, что мы создали именованный диапазон с именем Список1.
    После создания именованного диапазона в поле Источник (Source) вписываем имя этого диапазона, не забыв поставить перед именем знак равно:
    Параметры списка

Параметры списков
Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием (Apply this chages to all other cells with the same settings) — данный пункт понадобится уже после создания списка в ячейках: если на листе есть много разных проверок данных необходимо изменить тип или условия проверки. Выделяете одну ячейку на листе, меняете необходимые параметры проверки данных и ставите данную галку. Нажимаете ОК. Внесенные изменения будут применены для всех ячеек, в которых были такие же условия.

  • Вкладка Сообщение для ввода (Input message)
    Указывается текст, который будет отображаться при активации ячейки с проверкой данных:

    это сообщение можно отключить, сняв галку с пункта Отображать подсказку, если ячейка является текущей (Show input message when cell is selected)

  • Вкладка Сообщение об ошибке (Error alert)
    Здесь указывается следует ли отображать сообщение об ошибочном вводе или нет, и сам тип выводимого сообщения об ошибке.
    • Останов (Stop) , Сообщение (Message) — можно ввести только значение из выпадающего списка. Различается только внешний вид сообщения.
    • Предупреждение (Information) — помимо выбора из списка есть возможность ввести и другое значение, которое отсутствует в списке. Может пригодится, если жесткий контроль над вводом данных не нужен и у пользователя была возможность добавить какие-то иные данные в ячейку.

Подробнее с остальными возможностями проверки данных(помимо выпадающих списков) можно ознакомиться в этой статье: Проверка данных

Выпадающие списки.xls (45,5 KiB, 13 515 скачиваний)

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *