Эвотор как выгрузить в excel данные о продаже
Перейти к содержимому

Эвотор как выгрузить в excel данные о продаже

  • автор:

Эвотор и Excel: загрузка и выгрузка товаров через приложение

Кассу Эвотор можно загружать справочниками из специальных товароучетных программ, заводить номенклатуру в личном кабинете или прямо на самой кассе. Еще одним вариантом загрузить номенклатуру в Эвотор является загрузка файла Excel. Такая загрузка подойдет тем предприятиям, которые не работают с 1С и другими программами. Плюс решения в том, что не придется заполнять карточки вручную. Для того, чтобы начать загружать товары в Эвотор из Excel требуется отдельное приложение.

Обмен с Эвотор через Excel

Какие возможности дает приложение для Эвотор “Обмен через Excel”?

Приложение позволяет загрузить в Эвотор номенклатуру с ценами, штрих-кодами и остатками из файла Excel. Помимо этого можно получать файл Excel с номенклатурой, заведенной в Эвотор. Также в Excel можно выгрузить отчеты о торговле. Демо-версия приложения “Обмен через Excel” доступна целых 7 дней и позволяет работать с ограниченным количеством групп, товаров. При этом для удобства информация сортируется по календарным периодам, закрытиям смен или Z-отчетам. После окончания выгрузки документ можно просмотреть и сохранить на компьютере.

Требования к файлу Excel для загрузки в Эвотор

Разобраться в работе с приложением несложно. Есть Эвотор Excel шаблон для заполнения.

Для загрузки используйте общие правила:

  • файл должен быть в формате xls
  • шапку документа создавать нельзя
  • не нужно указывать наименования полей
  • категории должны быть вынесены в отдельный столбец

Столбцы файла Excel должны содержать информацию:

  • код продукции (если есть)
  • наименование
  • категория продукции
  • единица измерения
  • производитель
  • штрих-код
  • объем
  • НДС
  • стоимость

В Эвотор загрузка номенклатуры из Excel далее проводится согласно подсказкам приложения. Очень важно соблюсти все предупреждения разработчика. После установки приложения, необходимо первым делом произвести выгрузку остатков с терминала в облако ЭВОТОР или сделать полную инвентаризацию. Также важно правильно заполнять столбцы, не допускать пустующих ячеек или неверного количества полей, иначе загрузки не произойдет.

Выгрузить список товарных остатков с Эвотор

Чтобы отследить количество товарных остатков, можно выгрузить список товаров. Файл можно отправить на свою почту или открыть в Эксель через приложение «Обмен через Excel».

Выгрузим список товаров с вашей кассы
Перезвоним через 15 минут8 (800) 700 50 85

Отправить отчет на почту

Чтобы отправить отчет себе на почту, зайдите в раздел «Отчеты → Управленческие отчеты → Товарные остатки в ценах реализации»

Отчеты

Управленческие отчеты

Товарные остатки в ценах реализации

Настройте фильтры, чтобы отметить товары, которые нужно включить в отчет: потяните за вкладку «Выбор» в правом верхнем углу на странице отчета

Выбор

Применить

Выберите в каком виде сохранить отчет. Для этого потяните за вкладку «Сводка» в правом нижнем углу

Сводка

Выберите «Переслать по e-mail» → Укажите свой почтовый адрес → «Отправить»

Переслать по e-mail

Отправить

Готово! Вам на почту придет письмо со ссылкой на скачивание отчета в формате *.csv.

Выгрузим отчет о товарах на вашу почту
Перезвоним через 15 минут8 (800) 700 50 85

Выгрузить отчет в Эксель

Используйте приложение «Обмен через Excel» для выгрузки списка товаров в Эксель

Загрузите приложение из маркета Эвотор и установите его. Откройте приложение через ЛК Эвотор: «Мои приложения → Обмен через Excel»

Обмен через Excel

Зайдите в раздел «Управление товарами»

Управление товарами

Выберите магазин, из которого вы хотите выгрузить список товаров

Нажмите «Выгрузить в Excel»

Выгрузить в Excel

Готово! Вы сохранили файл со списком товаров выбранного магазина.

Импорт и экспорт номенклатуры

Обмен через Excel удобен, если вам необходимо быстро создать много новых товарных позиций. К примеру, если вы открываете новый магазин или приехала новая коллекция товара. Получив у поставщика накладную в формате excel, уже через полчаса в вашем терминале появятся новые товарные карточки. И еще несколько минут вам потребуется на то, чтобы распечатать на этот товар ценники в приложении.

Доступен как импорт из Excel, так и экспорт данных в Excel или CSV. Если у вас уже есть магазин с товаром и вы хотите расширить сеть — выгрузите номенклатуру из первого магазина, очистите поле с остатками и загрузите файл в новый магазин. Всего за несколько минут вы получите всю номенклатуру с ценами, единицами измерения и товарными группами.

Загрузка номенклатуры

Подготовка данных

Для импорта можно использовать приложенный на вкладке импорт из Excel шаблон для заполнения с примером заполнения данных. Лишние столбцы, для которых у вас нет данных, можно удалить (например, если у товара нет штрих-кода или товарной группы). Также можно использовать иной файл в формате Excel.

Данные в файле должны соответствовать нескольким требованиям:

  • Таблица должна находится на первом листе файла и начинаться с ячейки А1;
  • Таблица не должна содержать пустых скрытых строк и столбцов;
  • Формат ячеек, содержащих только цифры (напр.: штрих-код, код) должен быть числовым;
  • Каждый столбец должен иметь заголовок (название);
  • Если вы хотите, чтобы товар загрузился сразу с признаком В продаже, внесите в файл столбец, который будет называться В продаже и содержать для каждой позиции значение ИСТИНА.

Обратите внимание:

Если вы добавляете новые товары, внесите в таблицу минимум один столбец – наименование, но удобнее сразу загрузить единицы измерения, цену и штрих-код (если есть).

Если вы обновляете имеющуюся номенклатуру, таблица должна содержать столбец, по которому будет идти сопоставление товара в файле и облаке Эвотор. Это может быть uuid (уникальный идентификатор товара в облаке Эвотор) или Штрих-код. Такие поля как наименование, код или артикул, как правило, не являются уникальными и сопоставление по ним вести нельзя.

Если в файле для товара не указан признак «В продаже», номенклатура загрузится с запретом продажи. Данный параметр можно изменить уже в приложении, используя массовое редактирование товара.

Если поле Подакцизный товар содержит недопустимые значения, то они будут исправлены на значения по умолчанию.

Мы не рекомендуем загружать файлы, в которых более 1000 строк. Если данных для загрузки больше — разбейте список товара на несколько файлов.

Доступен импорт номенклатуры с учетом иерархии групп товаров. Это удобно для переноса структуры групп между магазинами.

Загрузка файла
  • Для загрузки номенклатуры перейдите в раздел Товары ��Импорт из Excel.
  • Выберите файл, подготовленный для загрузки.
  • Укажите магазин, в который нужно загрузить товар. Если вы хотите загрузить в несколько магазинов — операцию нужно повторить для каждого отдельно.
  • Укажите настройки: при добавлении новых товаров в окне Уникальный ключ оставляем значение «Не обновлять». При изменении данных по имеющейся номенклатуре в окне Уникальный ключ укажите, по какому полю искать соответствие товара в файле и облаке Эвотор (uuid или штрих-код).
  • Для каждого столбца проставьте соответствиев какое поле карточки товара вносить столбы из файла.
  • Нажмите Далее. Загрузка файла может занять некоторое время, как правило это зависит от объема данных.
  • Дождитесь уведомления о том, что загрузка данных успешно завершена.
  • Перейдите на вкладку Товары и продолжите работу с номенклатурой.

Обратите внимание! При обновлении номенклатуры идентификация товара по наименованию и коду является нежелательной. Значение, по которому будет вестись поиск, должно быть уникальным для каждого товара во избежание ошибок.

Выгрузка номенклатуры

Чтобы выгрузить номенклатуру в Excel, перейдите на вкладку Товары и нажмите на кнопку Инструменты, расположенную в верхнем левом углу. В открывшемся окне нажмите Скачать в Excel. Таблица будет содержать все данные по товарам, имеющиеся в приложении, включая уникальный идентификатор товара UUID.

Для выгрузки дополнительных полей товара Параметры ювелирного изделия, нажмите Скачать в Excel с дополнительными полями.

Если вы хотите скопировать в excel не всю номенклатуру, а только часть, установите на вкладке Товары необходимые фильтры (группу и прочие), затем в любой ячейке таблицы кликните правой кнопкой мыши, в появившемся меню выберите Экспорт �� Экспорт в Excel.

Как добавить номенклатуру в кассу Эвотор

Как добавить номенклатуру в кассу Эвотор

Чтобы начать торговлю, нужно перенести всю номенклатуру в кассу. Это нужно для того, чтобы информация о товаре отображалась в чеке, и чтобы вам не приходилось при каждой продаже создавать карточки вручную. Для добавления товаров и услуг в кассу существует много способов, начиная от ручного ввода каждой позиции и заканчивая настройкой обмена между кассой и товароучетной системой. Рассмотрим способы выгрузки номенклатуры на примере смарт-терминала Эвотор.

Какие существуют способы?

  1. Ручной ввод с помощью сканера штрихкода.
  2. Через “Облако” Эвотор (если у вас есть терминал со сформированной номенклатурой, вы можете выгрузить ее через облако).
  3. Загрузка из “Excel” (нужно скачать приложение)
  4. Загрузка из товароучетных программ (прямая интеграция с 1С или другим ПО идет через приложение в личном кабинете)
  5. Через сервис “Мой склад” (это специальный сервис, позволяющий создавать базы данных. После настройки интеграции сервис автоматически будет выгружать нужные позиции).

Выбирайте тот вариант, который будет удобным именно для вас, исходя из количества товаров и их специфики.

Ручной ввод товаров и услуг

Для добавления товаров и услуг ручным способом зайдите на терминале в раздел Товары и откройте вкладку Товары. Затем нажмите кнопку Добавить и выберите Товар или Услугу.

1.png

Если вам нужно добавить услуги, выбираете Услуга, в открывшемся окне заполняете все поля и нажимаете Сохранить.

Добавление товаров происходит по тому же алгоритму, только теперь вам нужна не Услуга, а Товар.

2.png

Далее вам нужно отсканировать штрихкод добавляемого товара. Терминал попробует найти нужный товар по штрихкоду в общей базе Эвотор. Если товар в ней есть, карточка будет создана автоматически. Если у вас нет сканера или вы точно знаете, что штрихкода в базе нет, пропустите этот шаг и заполните карточку вручную.

В обоих случаях вам нужно будет заполнить артикул, добавить закупочную цену и цену продажи, выбрать единицу измерения и заполнить описание товара. Также проверьте вид товара и налоговую ставку, прежде чем нажать Сохранить. Если у ваших товаров или услуг нет штрихкодов, вы все равно можете добавить их в номенклатуру кассы, просто пропустите шаг с введением штрихкода.

Вы можете объединять товары в группы. Для этого в разделе Товары перейдите во вкладку Товары и нажмите Добавить. В открывшемся списке выберите Группа, введите ее название и нажмите Сохранить.

Чтобы добавить в кассу маркированный товар, перейдите в раздел ТоварыДобавитьМаркированный товар.

3.png

Далее вам нужно выбрать тип маркированного товара из списка и заполнить карточку по тому же алгоритму, что и для обычного товара. Теперь при продаже маркированного товара Эвотор попросит вас отсканировать код маркировки.

4.png

Добавление товаров через Облако Эвотор

У Эвотор есть возможность настройки обмена с теми кассами, в которых номенклатура уже загружена. Для настройки обмена данных c Облаком, ваш терминал должен иметь бесперебойный доступ в интернет.

Вам нужно зайти в главном меню в раздел Техническое обслуживание и выбрать функцию Обмен.

Сначала необходимо выгрузить в облако данные из первой кассы, для этого нужно выполнить следующие действия:

  • В кассе, из которой выгружаете номенклатуру, зайти в раздел Сервис — Обмен данными.
  • Выбрать “Текущая смена” в качестве диапазона, за который будет выгружена номенклатура.

5.png

  • Нажать кнопку Выгрузить.

6.png

Дождитесь уведомления о том, что выгрузка завершена успешно. Теперь номенклатура загружена в Облако и вы можете приступать к синхронизации:

  • откройте на кассе с пустым списком номенклатуры СервисОбмен.
  • нажмите кнопку Загрузить. Сохранять резервную копию номенклатуры не нужно, так как на этой кассе она еще не загружена.

Теперь у вас на обеих кассах загружены одинаковые карточки. У них заполнены артикулы, штрихкоды, описание и цены, осталось только проставить количество, так как по умолчанию при импорте всем карточкам ставится значение 0.

Загрузка номенклатуры из Excel

Для того, чтобы ввести номенклатуру в кассу из Excel-файла, нужно установить на кассу приложение “Обмен через Excel”. Его вы можете скачать в личном кабинете Эвотор. Установка приложения позволит вам вести товарный учет в личном кабинете Эвотор. После скачивания найдите приложение в разделе Мои приложения и запустите.

7.png

В открывшемся окне вам нужно выбрать магазин, для которого вы загружаете номенклатуру и добавить сам Excel-файл (кнопка Выберите файл).

8.png

Также для скачивания вам доступен шаблон Excel-файла. Советуем использовать его, так вы будете уверены, что информация из таблицы правильно загрузится в карточки товара. Таблица будет выглядеть примерно так:

9.png

Загрузка номенклатуры в Эвотор из 1С

Для того, чтобы настроить интеграцию вашей кассы с 1С, вам необходимо купить и скачать приложение в маркете Эвотор. После скачивания вам будет предоставлен файл внешней обработки и ключ для ее использования. Скачать обработку и токен вы можете в Настройках приложения в личном кабинете Эвотор. Далее перейдите в 1С и откройте файл обработки. В открывшемся окне перейдите в настройки и введите ключ, скопированный в приложении в кабинете Эвотор.

10.png

Теперь вам доступна выгрузка номенклатуры в те магазины, на терминалах которых установлено приложение. Для того, чтобы сформировать таблицу, нажмите кнопку Заполнить номенклатуру.

11.png

Система самостоятельно соберет данные из вашей 1С и сформирует таблицу для выгрузки в Эвотор. В таблице вы увидите такие поля как артикул, наименование, код товара, цена и остаток. Вся эта информация будет выгружена в номенклатуру вашей кассы. При необходимости скорректируйте данные и нажмите кнопку выгрузки.

12.png

Алгоритм выгрузки номенклатуры через Мой склад ничем не отличается от выгрузки через Excel или 1С. Вам также нужно скачать приложение в Эвотор маркет и настроить первичную синхронизацию приложения и кассы. Это нужно для настройки обмена данными между Эвотором и сервисом Мой склад. В момент синхронизации в Моем складе создаются все магазины, кассы, сотрудники и номенклатура, а в Эвотор выгружаются все товары с остатками из Моего склада. Частичная выгрузка номенклатуры невозможна.

Как видите, вариантов добавления номенклатуры в кассу много, и вы можете выбрать тот, который будет удобным для вас. Если у вас еще нет онлайн-кассы, вы можете приобрести ее в нашем интернет-магазине. Наши менеджеры вас проконсультируют и подберут аппарат и другое оборудование конкретно под ваши цели.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *