Что такое эпк в номенклатуре дел
Перейти к содержимому

Что такое эпк в номенклатуре дел

  • автор:

Номенклатура дел ЭПК

Подборка наиболее важных документов по запросу Номенклатура дел ЭПК (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

  • Делопроизводство:
  • Агентский договор документооборот
  • Акт об утрате документов
  • Аналитическая записка
  • Архивное делопроизводство
  • Бланк письма
  • Показать все
  • Делопроизводство:
  • Агентский договор документооборот
  • Акт об утрате документов
  • Аналитическая записка
  • Архивное делопроизводство
  • Бланк письма
  • Показать все

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Вопрос: Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации?
(Консультация эксперта, 2023) Шаг 4. Согласуйте номенклатуру (сводную номенклатуру) дел с ЭПК архива (при наличии такой обязанности) и утвердите

Статья: Подготовка отраслевого перечня документов Минтруда России
(Попова Е.Н.)
(«Делопроизводство», 2023, N 2) Снижение сроков хранения документов и (или) снятие отметки «ЭПК» не допускается. В случае практической необходимости сроки временного хранения отдельных видов документов могут быть увеличены, что отражается в номенклатуре дел организации на конкретный год.

Нормативные акты

Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)» Сводная номенклатура дел суда представляется на согласование с ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, как правило, один раз в пять лет.

Приказ ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@
«Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения» 1. Утвердить прилагаемый Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень), согласованный решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 27.10.2021.

Правовые ресурсы

  • «Горячие» документы
  • Кодексы и наиболее востребованные законы
  • Обзоры законодательства
    • Федеральное законодательство
    • Региональное законодательство
    • Проекты правовых актов и законодательная деятельность
    • Другие обзоры
    • Календари
    • Формы документов
    • Полезные советы

    Что такое эпк в номенклатуре дел

    8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

    8.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Номенклатура дел является основой формирования документационного фонда Министерства, который составляет документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

    Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, а также для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о департаментах, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

    8.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 24 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение N 25 к настоящей Инструкции).

    8.1.4. Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Аппарат.

    (в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Аппарат.

    (в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Аппаратом на основе номенклатур дел департаментов.

    (в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    8.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Аппарата, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее — ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководством Министерства. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК федерального архива не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.

    (в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

    8.1.8. Сводная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Аппарата.

    (в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    Один экземпляр Сводной номенклатуры дел передается в федеральный архив, с которым она согласовывалась.

    8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

    8.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

    8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

    8.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.

    В графе «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве делопроизводственного индекса департамента и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

    │07 — делопроизводственный индекс Аппарата; │

    │05 — порядковый номер отдела организации делопроизводства Аппарата; │

    │01 — порядковый номер заголовка дела. │

    (в ред. Приказа Минсельхоза России от 30.08.2018 N 390)

    (см. текст в предыдущей редакции)

    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов. Для переходящих дел индекс сохраняется.

    В графу «Заголовок дела» (тома, части) номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

    Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

    Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

    Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

    │ Документы по проведению конкурсов на выполнение НИОКР для нужд АПК│

    │(заявки, протоколы, справки, сметы и др.) │

    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

    В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

    │ Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам│

    │финансового оздоровления сельскохозяйственных товаропроизводителей │

    В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

    │ Переписка об изданиях и журналах по вопросам сельского хозяйства │

    В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

    │ Переписка с Минфином России по вопросам бюджетного финансирования │

    При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц.

    │ Переписка с органами управления АПК субъектов Российской Федерации│

    │по вопросам сельскохозяйственного производства │

    Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

    │ Переписка с администрацией Краснодарского края по вопросам│

    │виноградарства и виноделия │

    В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

    │ План работы коллегии Министерства │

    │ Сводный годовой отчет Министерства по сельскому хозяйству │

    Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

    Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    Графа «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

    В графе «Сроки хранения тома, части и номера статей по перечню» указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

    В графе «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.

    8.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

    8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

    Номенклатура дел организации. Подготовка и ведение

    Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение. Как организовать работу с этим множеством документов, чтобы, с одной стороны, обеспечить эффективное решение практических задач, а с другой, оставить для потомков самое ценное и интересное, чтобы они могли представить полную и максимально объективную картину прошлого? Как формировать документы? Сколько хранить различные категории дел? Как и что отбирать на вечное хранение?

    Ответы на эти вопросы начинаются с составления номенклатуры дел, занимающей важное место в системе делопроизводства и обеспечивающей преемственность работы с документами. Номенклатура дел лежит в основе правильной постановки делопроизводства любой организации, а обязательность ее ведения в федеральных органах исполнительной власти закреплена на правительственном уровне ― «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

    Как известно, номенклатура дел ― это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения, который составляется в целях:

    • правильного формирования документов,
    • учета и сохранности дел,
    • быстрого поиска документов в делопроизводстве.

    В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации и ее структурных подразделений.

    Номенклатура дел должна реально отражать состав документов в организации и служить основой и постановки делопроизводства, и последующей передачи документов на постоянное и долговременное хранение. Отсутствие в номенклатуре дел документов, отражающих все функции и направления работы организации, ― это свидетельство плохого документирования ее деятельности. Кроме того, за документами, не включенными в номенклатуру дел, отсутствует должный контроль сохранности, а это может привести к утрате документов, существенно обедняет архивный фонд организации и отрицательно сказывается на полноте его состава. Обеспечивая потребности текущего делопроизводства, номенклатура дел, таким образом, выполняет и еще одну важнейшую функцию ― формирование архивного фонда учреждения.

    Форма номенклатуры дел, определяемая ее целевым назначением, предусматривает 5 граф:

    Срок хранения, статья перечня

    Рассмотрим конкретные требования к заполнению граф номенклатуры дел.

    В графе 1 проставляется индекс каждого дела, который состоит из номеров структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Номера структурных подразделений, как правило, закрепляются в инструкции по делопроизводству. Индекс дела обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются друг от друга знаком тире. Например, 10-3-29, где 10 ― индекс департамента, 3 ― индекс отдела департамента, 29 ― порядковый номер дела; или 1-17, где 1― индекс отдела (или направления работы), 17 ― порядковый номер дела.

    Для переходящих из предыдущего года дел индексы сохраняются. Как правило, к переходящим относятся малообъемные, копийные дела, например планово-отчетная документация отдела или копии нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения (Положение об отделе, должностные инструкции (регламенты) сотрудников и т. п.). Дела же, состоящие из 2 томов, переходящими быть не могут.

    В графу 2 включается полный заголовок дела. Заголовок дела в четкой обобщенной форме отражает основное содержание и состав документации дела.

    Заголовок дела с перепиской содержит следующие обязательные элементы ― указание на адресата (адресатов) и конкретные вопросы (темы) переписки. Поэтому нельзя назвать дело «Переписка по основным вопросам»; правильный заголовок ― «Переписка с федеральными органами исполнительной власти по финансовым вопросам в области социального развития» или «Переписка с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам трудовой миграции» и т. п.

    Обобщающий термин «документы» в заголовке дела в обязательном порядке сопровождается перечислением их конкретных видов. Например, «Документы (предложения, заключения, справки и др.) по вопросам охраны труда».

    Категорически не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например, «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т. п.), а также применение сокращенного варианта написания заголовка (например, «То же», «Переписка» и т. п.).

    Заголовком дела, состоящего из одного документа, является заголовок документа.

    В номенклатуре дел уже на стадии делопроизводства закрепляется раздельное формирование дел с разными сроками хранения. Так, документирование работы коллегиальных, совещательных органов (комиссий, рабочих групп, координационных советов и т. п.) отражается в номенклатуре дел обязательно двумя делами:

    • протоколы заседаний совещательного органа и документы к ним постоянного хранения,
    • документы (проекты, приглашения, предложения и др.) по организации работы совещательного органа временного хранения.

    Протоколы заседаний Координационного совета по гендерным проблемам и документы к ним

    Документы (проекты, приглашения, переписка и др.) по организации работы Координационного совета по гендерным проблемам

    Протоколы селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании и документы к ним

    Документы (проекты, извещения, повестки и др.) по подготовке к проведению селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании

    Графа 3 заполняется по окончании календарного года, на который была составлена номенклатура дел; в ней против каждого заголовка дела проставляется количество томов (частей). На основании данных этой графы осуществляется подсчет количества сформированных дел и составляется итоговая запись о количестве дел отдельно постоянного и временного срока хранения. В этой итоговой записи, данные которой служат основой для планирования работы по приему документов в архив организации, реализуется учетная функция номенклатуры дел.

    2.Форма итоговой записи не регламентируется в нормативных документах. Предлагаем возможный вариант итоговой записи к номенклатуре дел:

    3.Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

    Временного (свыше 10 лет)

    По личному составу

    Временного (до 10 лет)

    В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела со ссылкой на статью нормативного документа, устанавливающего сроки хранения.

    Сроки хранения документов определяются в типовых и отраслевых перечнях документов с указанием сроков хранения. Основными среди них являются: «Перечень типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007).

    При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных соответствующими перечнями документов, сроки хранения определяются путем их оценки специалистами и членами экспертной комиссии организации по предложению соответствующего структурного подразделения, исходя из научно-исторической и практической ценности документов.

    Дополнительная отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) к конкретному временному сроку хранения (например, «5 лет ЭПК») означает, что часть документов в этих делах может иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности документов в установленном порядке должна включаться в состав архивного фонда организации.

    Например, в деле переписки с вышестоящей организацией (срок хранения ― 5 л. ЭПК, ст. 33) наряду с оперативной перепиской может находиться аналитическая документация (справки, обзоры и т. п.), имеющая историческое значение.

    Отметка «ДМН» (до минования надобности) в 4 графе номенклатуры дел обозначает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется непосредственно в организации или ее структурном подразделении, но не менее 1 года. Как правило, такой срок относится к копийной документации.

    Приказы Росстата об утверждении форм федерального государственного статистического наблюдения. Копии

    Отметка «ДЗН» (до замены новыми) обозначает, что документы (как правило, положения, инструкции, регламенты и т. п.), сохраняются до истечения срока их действия и утверждения новых документов.

    Положение об отделе, должностные регламенты сотрудников. Копии

    Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за окончанием их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2016 г., начинается с 1 января 2017 г.

    Графа 5 «Примечание» служит для указания следующих дополнительных сведений:

    а) о месте хранения подлинников документов в случае, если в структурном подразделении формируется дело из их копий;

    Государственные контракты, по реализации мероприятий Государственной программы «Доступная среда на 2011-2015 гг.». Копии

    Подлинники в Финансовом департаменте

    б) о переходящих делах;

    Документы (информации, справки, докладные записки и др.) по оперативной деятельности отдела

    в) о должностном лице, ответственном за формирование данного дела;

    г) о ведении документов в электронном формате (отметка «ЭД» ― электронный документооборот);

    Переписка с департаментами Министерства по вопросам организации деятельности учреждений медико-социальной экспертизы

    Применение отметки «ЭД» связано с внедрением электронного документооборота. Так, для федеральных органов исполнительной власти в настоящее время является обязательным переход на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. В этой связи в соответствии с рекомендациями Росархива (письмо Росархива от 29.04.2011 № 6/850-А) разрабатываются перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Например, в Минтруде России такой перечень утвержден приказом от 23 мая 2013 г. № 212. Состав документов, определенных для существования только в виде электронных версий, может быть применим и для других организаций ― это документы временного срока хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.

    Номенклатура дел ― это систематизированный перечень документов, т. е. документы располагаются по определенной системе. Как правило, номенклатура дел строится по структурной схеме, т. е. разделами и подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются по порядку закрепленных за ними индексов. Вместе с тем в небольших организациях, не имеющих закрепленной структуры, разделами номенклатуры дел могут служить направления деятельности (например, организационная работа, финансирование, бухгалтерский учет, кадровое обеспечение и т. п.).

    Внутри разделов и подразделов номенклатуры дел документы также располагаются в определенном порядке, в первую очередь ― по их значимости. Порядок расположения дел является единым для всех разделов номенклатуры дел. Общая схема расположения дел, принятая, например, в номенклатуре дел Минтруда России, начинается с законодательной и нормативной базы деятельности, потом располагаются переписка, протоколы и другие дела постоянного хранения, тематические подборки документов, специфическая документация (финансовая, статистическая и т. п.), в завершение ― планово-отчетная и делопроизводственная документация. Переписка, протоколы, статистика и другие однотипные документы формируются блоками в одном месте. Внутри этой общей схемы документы тоже располагаются в определенном порядке с учетом значимости и взаимосвязей документов. Например, блок переписки по значимости документов выстраивается следующим образом:

    • с федеральными органами исполнительной власти,
    • с подведомственными федеральными органами исполнительной власти,
    • с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации,
    • с подведомственными организациями,
    • с прочими организациями.

    В соответствии с нормативными требованиями номенклатура дел составляется ежегодно в 4-м квартале текущего года на следующий год на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности каждого структурного подразделения организации. В крупных организациях со сложной структурой работу по подготовке номенклатуры дел целесообразно начинать еще раньше. Обычно подготовка номенклатуры дел начинается ещё в 3-м квартале предшествующего года (сентябрь), когда управление делами (служба ДОУ) направляет во все структурные подразделения письмо о подготовке номенклатуры дел с указанием срока представления проектов номенклатур дел департаментов и отделов. К письму прилагается форма номенклатуры дел, а также краткие указания по ее заполнению.

    Разработанные в соответствии с вышеизложенными требованиями проекты номенклатур дел структурных подразделений представляются в архив организации. Проекты анализируются, при этом особое внимание уделяется полноте состава документов, включению в номенклатуру дел аналитической документации, документов коллегиальных и совещательных органов (комиссий, рабочих групп и др.), документов, отражающих новые направления деятельности (например, в номенклатуре дел Минтруда России на 2017 г. отражены такие новые направления работы, как обучение компьютерной грамотности пожилых людей, внедрение Перечня тяжелых работ, при выполнении которых запрещается применение труда женщин, и др.).

    Отдельные ошибки устраняются в рабочем порядке. В случае если проект номенклатуры дел не соответствует предъявляемым требованиям и составлен с серьезными недостатками (нарушена систематизация дел, заголовки дел не содержат всех необходимых элементов, неправильно применяются статьи перечней и т. п.), готовится заключение с разъяснениями допущенных ошибок, а также исправленный вариант проекта номенклатуры дел, который направляется в структурное подразделение для согласования. Уточненные и доработанные проекты номенклатуры дел структурных подразделений включаются в сводную номенклатуру дел организации.

    Номенклатура дел организации выносится на рассмотрение экспертной комиссии. Согласованная ЭК номенклатура дел на очередной год представляется в установленном порядке на утверждение руководителю организации. Выписка из утвержденной номенклатуры дел организации направляется в структурные подразделения для практического применения.

    Номенклатура дел лежит в основе правильной и эффективной организации делопроизводства, поэтому стоит потратить время и силы на ее качественную подготовку.

    Номенклатура дел: что значит ЭПК

    Номенклатура дел – это структурированная система классификации и организации документов в организации. Она позволяет легко находить и управлять документами, определяет их структуру и взаимосвязи. ЭПК – это сокращение, которое расшифровывается как «Единая плановая карта». Это одна из важных составляющих номенклатуры дел, которая помогает организовать работу с документами и обеспечить их сохранность и доступность.

    ЭПК содержит информацию о том, какие документы должны быть созданы в рамках различных процессов и проектов организации, и какие правила их создания, утверждения и хранения следует соблюдать. Она предоставляет общую картину о том, как устроены документы в организации, какие документы являются основными и вспомогательными, и какие процессы их создания и обработки следует проводить. Благодаря ЭПК управление документами становится более эффективным и процессорезкош».

    Номенклатура дел и ЭПК являются важными инструментами для организации и структурирования документационного фонда предприятия. Они позволяют грамотно организовать работу с документами, сэкономить время на их поиск и соблюдение правил управления документами. Кроме того, они обеспечивают надежность и безопасность в хранении и использовании документов. Важно помнить, что номенклатура дел и ЭПК требуют постоянного обновления и улучшения с учетом изменений внутренних и внешних факторов, что позволяет документационному фонду оставаться актуальным и эффективным.

    Номенклатура дел: основные аспекты и значение

    Основная цель номенклатуры дел – обеспечить единое понимание и упорядоченность документов в организации. Благодаря ней можно легко найти нужный документ и оперативно обращаться к нему. Номенклатура дел является основой для выработки стандартов документооборота и позволяет эффективно управлять документами.

    Основные аспекты номенклатуры дел включают следующие элементы:

    • Номер дела. Каждому делу присваивается уникальный номер, который облегчает его поиск и идентификацию. Номер дела может включать разные разделы, такие как год, номер подразделения и т.д.
    • Название дела. Описывает содержание и цель дела.
    • Срок хранения. Указывается, как долго дело должно храниться. Важно соблюдать законодательные требования и предписания о сроках хранения документов.
    • Категория дела. Дела могут быть разделены на разные категории, например, по тематике или типу документа.
    • Ответственное лицо. Указывается сотрудник, ответственный за хранение и обращение с делом.
    • Примечание. Здесь могут быть указаны дополнительные комментарии или инструкции к делу.

    Важность номенклатуры дел заключается в том, что она помогает сотрудникам эффективно управлять документами и обеспечивать прозрачность и своевременность доступа к ним. Номенклатура дел является важной составляющей управления документооборотом и помогает организации сохранять документацию в соответствии с требованиями законодательства и правилами внутреннего контроля.

    Определение и суть понятия «номенклатура дел»

    Цель создания номенклатуры дел состоит в том, чтобы стандартизировать и упорядочить процесс управления документами внутри организации. Путем создания и использования номенклатуры дел организация может легко классифицировать и хранить свои документы, осуществлять их поиск и получение доступа к ним. Также номенклатура дел помогает обеспечить соблюдение правил архивного делопроизводства и снижает риск потери или неправильного использования документов.

    Номенклатура дел может включать в себя различные категории и подкатегории документов, такие как приказы, протоколы, письма, отчеты и другие. Каждый документ имеет свое место в номенклатуре, определенное его содержанием и характеристиками. Таким образом, номенклатура дел обеспечивает структурированность и системность в управлении документами.

    Эффективное использование номенклатуры дел включает такие задачи, как создание ее с учетом специфики организации, ее поддержка и обновление, обучение сотрудников работе с ней, а также контроль и оценка ее работы. Все это позволяет организации более эффективно управлять своей документацией и повысить продуктивность ведения делопроизводства.

    Применение и важность номенклатуры дел в управлении документами

    Применение номенклатуры дел обеспечивает ряд преимуществ. Во-первых, она позволяет легко найти нужные документы и информацию, так как упорядочивает их по определенной системе. Это снижает время и затраты на поиск и повышает эффективность работы с документами.

    Во-вторых, номенклатура дел способствует сохранению и организации информации. Она определяет правила создания, учета, передачи и хранения документов, что позволяет предотвратить исчезновение и потерю важных документов. Кроме того, номенклатура дел позволяет контролировать жизненный цикл документов и обеспечивать их своевременное удаление или архивирование.

    Номенклатура дел также способствует стандартизации работы с документами. Она устанавливает единые правила и процедуры для всех сотрудников, что позволяет избежать путаницы и ошибок. Кроме того, номенклатура дел является основой для разработки системы электронного документооборота, автоматизации работы с документами и внедрения электронной подписи.

    В целом, применение и поддержание номенклатуры дел является неотъемлемой частью эффективного управления документами. Она помогает организовывать и контролировать документы, обеспечивает доступность и сохранность информации, а также способствует оптимизации бизнес-процессов и повышению эффективности работы в организации.

    ЭПК: что означает это сокращение?

    Единая плановая карточка содержит основные сведения о каждом документе: его наименование, регистрационный номер, дату регистрации, автора, исполнителя, сроки исполнения и другую необходимую информацию. Также в ЭПК может быть указан статус документа, его категория и принадлежность к определенной тематической группе.

    ЭПК помогает структурировать и организовать хранение документов в организации, облегчает поиск и доступ к нужной информации. Она также позволяет отслеживать статус и выполнение дел, контролировать своевременность и качество работы с документами.

    Использование ЭПК в организации повышает эффективность работы с документами, помогает избежать потери, повреждения или неправильного использования документов.

    В целом, ЭПК значительно упрощает управление номенклатурой дел и способствует более эффективному использованию документации в работе организации.

    Расшифровка термина «ЭПК» в контексте документооборота

    В контексте документооборота термин «ЭПК» означает «Электронную повестку к собранию». Это важный документ, который выпускается организацией или учреждением для приглашения сотрудников или участников собрания. Электронная повестка содержит информацию о времени, месте и повестке дня собрания, а также о формате его проведения.

    Электронная повестка к собранию является неотъемлемой частью электронного документооборота. Она позволяет рационализировать процесс приглашения и организации собраний, упрощает коммуникацию между участниками и повышает эффективность рабочих встреч. Кроме того, использование ЭПК позволяет сократить бумажную делопроизводство и снизить затраты на печать и доставку бумажных повесток к собраниям.

    Электронная повестка к собранию может быть создана и распространена с помощью специальных программ и сервисов, предназначенных для организации документооборота. Она может быть отправлена электронной почтой, опубликована на внутреннем сайте компании или размещена в специальном информационном портале.

    Важно отметить, что использование ЭПК требует соблюдения определенных правил и процедур, чтобы обеспечить конфиденциальность и целостность информации. Кроме того, участники собрания должны быть внимательны и своевременно ознакомляться с электронной повесткой, чтобы быть готовыми к обсуждению предложенных вопросов.

    В итоге, использование ЭПК в контексте документооборота позволяет существенно упростить организацию собраний и обеспечить более эффективную коммуникацию между участниками. Электронная повестка к собранию является важным инструментом для оптимизации рабочих встреч и повышения производительности работы организации.

    Роль и функции электронной почтовой корреспонденции в делопроизводстве

    Электронная почтовая корреспонденция (ЭПК) играет важную роль в современном делопроизводстве. Она служит основным средством обмена информацией между сотрудниками организации, позволяя обрабатывать, передавать и хранить документы электронным путем.

    Основные функции ЭПК в делопроизводстве:

    • Обмен информацией: электронная почта позволяет быстро и эффективно обмениваться документами между сотрудниками, отделами и внешними контрагентами.
    • Хранение и архивирование: электронная почта позволяет сохранять и хранить документы в электронном формате, что упрощает доступ к ним и облегчает их поиск и архивирование.
    • Отслеживание статуса: с помощью электронной почты можно следить за статусом обрабатываемых документов, получать уведомления об изменениях и контролировать процессы делопроизводства.
    • Сокращение времени и затрат: электронная почта позволяет сократить время на пересылку документов, исключает необходимость использования бумажного носителя и снижает расходы на печать и доставку документов.
    • Безопасность информации: с помощью электронной почты можно обеспечить защиту конфиденциальной информации путем шифрования и использования электронной подписи.

    Однако необходимо учитывать, что использование электронной почты в делопроизводстве также имеет свои ограничения и риски, связанные с возможностью утраты, несанкционированным доступом и изменением информации. Поэтому важно строго соблюдать правила и политику использования электронной почты, а также использовать современное программное обеспечение для защиты информации.

    Как составить номенклатуру дел с учетом ЭПК?

    1. Определить виды документов в организации. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены различные категории документов: входящие, исходящие, внутренние и т.д.
    2. Создать кодировку документов. Каждый вид документа должен быть пронумерован и иметь уникальный код.
    3. Установить сроки хранения документов. Для каждой категории документов нужно определить срок их хранения в соответствии с законодательством.
    4. Разработать систему ключевых слов и тематических рубрик. Это позволит организовать быстрый поиск и классификацию документов.
    5. Установить порядок подготовки документов к архивированию. В номенклатуре дел должны быть указаны требования к оформлению документов перед их передачей в архив.
    6. Определить ответственных лиц за ведение номенклатуры дел.
    7. Обеспечить доступность и безопасность документов. Для этого нужно предусмотреть систему прав доступа к электронным документам и реализовать меры по защите информации.

    Составление номенклатуры дел с учетом ЭПК позволит организации эффективно управлять своими документами, обеспечивая их сохранность, доступность и своевременное исполнение.

    Основные требования и принципы разработки номенклатуры дел

    При разработке номенклатуры дел следует учитывать несколько основных требований:

    1. Систематизация: документы должны быть разделены на категории и подкатегории с учетом специфики деятельности организации.
    2. Однородность: документы в рамках одной категории должны быть схожими по своему содержанию и характеру.
    3. Унификация наименований: все документы должны быть проименованы единообразно, чтобы упростить их поиск и классификацию.
    4. Целостность и последовательность: номенклатура дел должна быть логически связанной и упорядоченной, чтобы облегчить работу с ней и найти нужный документ быстро и без труда.

    При разработке номенклатуры дел также необходимо руководствоваться несколькими принципами:

    • Учет специфики организации: номенклатура дел должна отражать особенности и структуру организации.
    • Открытость и прозрачность: номенклатура дел должна быть понятной для всех сотрудников организации.
    • Постоянное обновление: номенклатуру дел следует пересматривать и обновлять с учетом изменений организационной структуры и потребностей компании.
    • Гибкость и адаптивность: номенклатура дел должна быть адаптирована к изменениям в связи с развитием технологий и нововведениями.

    Таким образом, разработка номенклатуры дел требует внимания к деталям и учета основных принципов и требований, чтобы создать эффективную систему управления документами организации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *